MP

MP versión 10

Centro de Aprendizaje

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Ej. "Planes de mantenimiento" o "ligar plan de mantenimiento" o "selección múltiple"

¿Cómo utilizar esta ayuda? 

CMMS | Computarized Maintenance Management System

INSTALACION

Equipo requerido

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Requerimientos mínimos de hardware

La primera tarea que debe llevar a cabo consiste en cerciorarse de que su equipo cumple con los requisitos mínimos del sistema. Si el sistema no cumple dichos requisitos, se pueden producir diversos problemas, tanto en la suite de MP versión 10 como en el sistema operativo.

La versión de su sistema operativo de Windows, ya sea de 32 o de 64 bits, se detecta de forma automática durante la instalación.

Consulte la siguiente tabla para conocer los requerimientos mínimos de hardware y software.

Instalación

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Manual de instalación

Independientemente de la suite adquirida (MP Básico, MP Básico Gratuito, MP Profesional, MP Empresarial o MP Empresarial de Evaluación) el proceso de instalación del MP versión 10 y el instalador, son el mismo.

El instalador de la suite del MP versión 10 se descarga en formato comprimido y se descomprime durante el proceso de instalación. Por lo tanto, para ejecutar los programas en la computadora, primero hay que correr el programa de instalación.

Siga estos pasos para instalar la suite de MP versión 10:

  1. Descargue el paquete de instalación del MP versión 10.
  2. NOTA! El enlace de descarga del MP versión 10 le fue enviado previamente por correo electrónico, si no cuenta con dicho correo a la mano, puede descargar el paquete de instalación desde nuestra página de soporte en el área de descargas. https://support.mpsoftware.com.mx/descargas_mpv10.html

  3. Ejecute el archivo "MPsetup.exe".

Activación de licencia

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Licencias y estaciones de trabajo

Activación de licencias

Para utilizar los programas del MP versión 9 instalados en su(s) equipo(s) es necesario validar y activar su licencia de uso. Siga estos pasos para hacerlo:

  1. Asegúrese que el equipo tiene acceso a Internet y al sitio www.mpsoftware.mx.
  2. NOTA! El equipo deberá tener acceso al sitio www.mpsoftware.mx al momento de hacer la activación de la licencia y posteriormente, al menos una vez cada 30 días para que se lleve a cabo la sincronización de su licencia con la nube de MPsoftware.

  3. Ejecute cualquiera de los programas del MP instalados en su equipo.
  4. En la ventana de Activación de licencia de uso ingrese los datos de activación (Número de serie, Dígito verificador y Clave del producto), así como el “CAPTCHA” y haga clic en Siguiente.
  5. NOTA! Los datos de activación se incluyen en el detalle de compra que le fue enviado previamente a su correo electrónico. Si no ha recibido el correo por favor solicítelo a ventas@mpsoftware.com.mx.

  6. La siguiente ventana mostrará la Información de la licencia de uso y podrá ver, por ejemplo, el número de usuarios que tiene permitido registrar. Haga clic en Registrar para terminar con la activación de su licencia.
  7. NOTA! Active su licencia sólo una vez por cada usuario que vaya a utilizar los programas del MP. Si requiere más usuarios o ayuda de soporte técnico póngase en contacto con nosotros escribiendo a ventas@mpsoftware.com.mx.

Acceso a los programas de la suite del MP

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Acceso a los programas del MP

Acceso al MP 

Dependiendo de la suite adquirida (MP Básico, MP Profesional o MP Empresarial) se incluyen diferentes programas. El programa MP, es el programa central o principal, abarcando todo lo relacionado con el control y administración del mantenimiento.

Para conocer más acerca de los alcances y contenido de las diferentes versiones, consulte nuestro sitio www.mpsoftware.com.mx

Existen tres maneras de ingresar al MP.

  1. Desde la carpeta de Inicio. Seleccione Inicio > Todos los programas > MPsoft 10 > MP
  2. Seleccione MP desde el escritorio de Windows
  3. Con el botón Aplicaciones del menú principal de cualquier otro programa de la suite podrá abrir o cambiar de aplicación sin salir del programa.

BASES DE DATOS Y USUARIOS

Selección, creación y migración de bases de datos

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Selección, creación y migración de bases de datos

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SELECCIÓN Y/O CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS (Haga clic para agrandar)

Base de datos de ejemplos

Al instalar el programa, se incluye una base de datos de ejemplos que puede utilizar para practicar durante la capacitación.

Iniciar utilizando mis bases de datos

Una vez que haya creado, conectado o migrado sus bases de datos, podrá trabajar con ellas. Marque la casilla "iniciar siempre usando esta opción" para que el programa inicie automáticamente en la ventana de Selección de base de datos.

Crear una base de datos nueva

Creación de una base de datos nueva - Opción simplificada 

Creación de una base de datos nueva - Opción avanzada 

El MP permite crear varias bases de datos para controlar de forma independiente el mantenimiento de diferentes plantas industriales, edificios, áreas, etc.

Las bases de datos pueden ser del tipo:

Opción Simplificada
Al elegir esta opción se creará automáticamente una base de datos tipo Firebird en su equipo. Sólo tendrá que asignar un nombre a la base de datos y una breve descripción para comenzar a trabajar con ella.

Firebird es el motor de bases de datos predeterminado del MP versión 10 el cual viene incluido en su licencia.

Recomendamos utilizar esta opción para una fácil y rápida implementación del programa si no está familiarizado con los tipos de bases de datos.

Opción Avanzada
Esta opción para usuarios avanzados permite seleccionar el tipo de base de datos de trabajo ya sea Firebird, SQL Server u Oracle; proporcionando los datos de conexión al servidor.

Cada tipo de bases de datos ofrece diferentes características en cuanto a la seguridad de la información, opciones de conectividad, administración de las bases de datos, etc. Para más información respecto a la conveniencia de utilizar los diferentes tipos de bases de datos, recomendamos consultar con su personal de sistemas.

Firebird es el motor de bases de datos predeterminado del MP versión 10 el cual viene incluido en su licencia. Para utilizar bases de datos SQL Server y Oracle deberá contar en su empresa con un motor de bases de datos SQL Server u Oracle y el apoyo de personal de sistemas que deberá configurar los permisos correspondientes para poder crearlas. El motor de bases de datos SQL Server u Oracle no está incluido con el MP.

Se puede acceder a cualquiera de estos tipos de bases de datos (Firebird, SQL Server y Oracle) desde cualquier terminal dentro de una red; ya sea empresarial, grupos de trabajo o VPNs.

* El MP no incluye licencia para estos motores de bases de datos. La Empresa deberá contar con licencia propia y apoyo de personal de sistemas durante la configuración de los permisos correspondientes para crear las bases de datos.

Conectarse a una base de datos de MP versión 10
Si cuenta con una base de datos de MP versión 10 en este equipo, en un equipo distinto o en algún servidor; utilice esta opción para generar el acceso a dicha base de datos. Esta opción es útil cuando elimina el acceso de una base de datos y quiere volver a acceder a ella.

Migrar bases de datos del MP versión 9

Migración de bases de datos de MP versión 9 - Opción simplificada 

Migración de bases de datos de MP versión 9 - Opción avanzada 

El MP versión 10 permite migrar las bases de datos de MP versión 9.

Opción Simplificada
Al seleccionar esta opción, el programa buscará en este equipo todas las bases de datos de MP versión 9 (Access) disponibles en la ventana de "Acceso a bases de datos" de dicha versión. Luego se presentará un listado donde podrá elegir la(s) base(s) de datos a migrar.

Una vez marcada(s) la(s) casilla(s) de la(s) base(s) de datos que desea migrar, haga clic en Siguiente y luego en Finalizar para iniciar el proceso de migración. La duración de este proceso dependerá de la cantidad de información contenida en su(s) base(s) de datos.

Opción Avanzada
Esta opción permite migrar bases de datos de MP versión 9 (Access, SQL Server u Oracle) al mismo u otro motor de bases de datos proporcionando los datos de conexión del servidor donde quedará(n) alojada(s) la(s) base(s) de datos.

Al seleccionar esta opción, el programa buscará en este equipo todas las bases de datos de MP versión 9 (Access, SQL Server u Oracle) disponibles en la ventana de "Acceso a bases de datos" de dicha versión. Luego se presentará un listado donde podrá elegir la(s) base(s) de datos a migrar.

Marque la(s) casilla(s) de la(s) base(s) de datos que desea migrar y haga clic en Siguiente. Ahora tiene la opción de elegir entre Firebird, SQL Server u Oracle como motor al que se migrará(n) la(s) base(s) de datos.

Proporcione los datos de conexión al servidor (Nombre del servidor o SID, Usuario y Contraseña) donde se alojarán las bases migradas. Si seleccionó más de una base de datos para migrar, deberá proporcionar los datos de conexión para cada una de ellas de forma individual.

Firebird es el motor de bases de datos predeterminado del MP versión 10 el cual viene incluido con su licencia. Para utilizar bases de datos SQL Server y Oracle deberá contar en su empresa con un motor de bases de datos SQL Server u Oracle y el apoyo de personal de sistemas que deberá configurar los permisos correspondientes para poder crearlas. El motor de bases de datos SQL Server u Oracle no está incluido con el MP.

 

Administrar usuarios y permisos

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Administrar usuarios y permisos

CONOCIENDO EL ENTORNO

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Conociendo el entorno

Menú principal y submenú

Menú principal y submenú 

Una vez seleccionada la base de datos, se presenta el Menú principal en donde el usuario seleccionará el módulo al que desee ingresar.

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MENÚ PRINCIPAL (Haga clic para agrandar)

 

Cada módulo presenta en la parte superior izquierda un Submenú de acciones que pueden aplicar a los elementos seleccionados en la malla de información. De igual forma, en la parte superior izquierda se encuentra el botón Menú para regresar al Menú principal.

 

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BOTONES MENÚ - SUBMENÚ (Haga clic para agrandar)

Barra de herramientas y malla de información

Cada módulo presenta una barra de herramientas con funciones propias que permiten la edición, impresión, importación y exportación del contenido de dicho módulo; así como las opciones de visualización de la malla de información.

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BARRA DE HERRAMIENTAS Y MALLA DE INFORMACIÓN (Haga clic para agrandar)

Panel de información

El panel de información nos permite consultar más información relacionada con el registro seleccionado de la malla, ya sea de un equipo, un repuesto, una orden de trabajo, una localización, una actividad de mantenimiento, etc.

Haga clic sobre el botón del Panel de información para mostrar u ocultar el panel.

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PANEL DE INFORMACIÓN (Haga clic para agrandar)

Ordenar la información de mallas

Ordenar mallas de información 

La función de Ordenar permite al usuario ordenar el contenido de las columnas de la malla en forma alfanumérica.

Un simple clic sobre el encabezado de la columna lo ordena en forma ascendente.

Un segundo clic sobre el encabezado de la columna lo ordena de forma descendente.

Utilizando la tecla "Shift", es posible ordenar la información por múltiples columnas en forma simultánea.

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ORDENAR MALLAS DE INFORMACIÓN (Haga clic para agrandar)

Agrupar la información de mallas

Agrupar mallas de información 

La función de Agrupar permite agrupar el contenido de la malla de información, otorgando gran flexibilidad para organizar la información que ve el usuario en pantalla.

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BARRA DE GRUPOS (Haga clic para agrandar)

Filtrar la información de mallas

Filtrar mallas de información 

La función de Filtrar permite ubicar rápidamente uno o varios registros que cumplan con una condición de filtro establecida por el usuario.

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BARRA DE FILTROS Y HERRAMIENTAS PARA ACTIVAR/DESACTIVAR O QUITAR FILTROS (Haga clic para agrandar)

Mostrar, ocultar, mover o ajustar columnas

Mostrar, ocultar y mover columnas 

El MP permite al usuario establecer las columnas o campos que desea mostrar en la malla de información, así como mover y ajustar las columnas de manera personalizada. La opción de mostrar/ocultar columnas está disponible sólo en algunos catálogos, como por ejemplo el catálogo de equipos.

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MOSTRAR, OCULTAR Y MOVER COLUMNAS (Haga clic para agrandar)

Imprimir reporte

La herramienta Imprimir localizada en la barra de herramientas manda imprimir la información contenida en la malla de información, obedeciendo a la configuración de orden, grupos, filtro y columnas establecidas por el usuario. Es decir, al momento de mandar a imprimir, se envía a impresión la información organizada tal y como usted la ve en la malla de información. Utilizando las herramientas de orden, grupos, filtro, así como mostrar, ocultar y mover columnas, se logra obtener una gran variedad de reportes personalizados por el usuario.

Exportar / importar información

Las herramientas Exportar>Exportar a PDF o Exportar>Exportar a Excel permite exportar la información contenida en la malla a un archivo del tipo PDF o Excel.

La herramienta Exportar>Exportar a formato MP resulta muy útil cuando se desea exportar información de una base de datos del MP a otra. Una vez exportada la información, en otra base de datos del MP seleccione Importar>Importar de formato MP para importar la información.

CATALOGO DE EQUIPOS

Catálogo de equipos

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Catálogo de equipos

Introducción al catálogo de equipos

Introducción al catálogo de equipos 

El primer paso para la implementación del MP consiste en generar un catálogo en donde se registran los equipos cuyo mantenimiento se desea controlar.

Una vez registrados los equipos, el MP permite consultar y mantener actualizada toda la información de los equipos, como:

  • Datos técnicos
  • Localización
  • Fotografías, diagramas, planos
  • Fichas técnicas
  • Datos del proveedor
  • Documentos adjuntos como manuales de operación y mantenimiento
  • Fechas de sus próximos mantenimientos
  • Lecturas y mediciones
  • Órdenes de trabajo
  • Repuestos
  • Costos de mantenimiento
  • Historial de mantenimientos realizados
  • Historial de fallas
  • Historial de consumos
  • Historial de repuestos
  • Etc.

Para ingresar al módulo de equipos seleccione Equipos en el Menú principal del MP. Se muestra en pantalla el catálogo. En este módulo puede anexar nuevos equipos, modificar y dar de baja equipos existentes.

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CATÁLOGO DE EQUIPOS (Haga clic para agrandar)

Vista del catálogo de equipos

 

Ordenar mallas de información 

Filtrar mallas de información 

Agrupar mallas de información 

Mostrar, ocultar y mover columnas 

 

El MP le permite ordenar, filtrar y agrupar la información de una gran cantidad de maneras diferentes, ya sea para una consulta o para la generación de un reporte impreso, permitiendo ubicar rápidamente un equipo o un grupo de equipos sin importar el tamaño de su base de datos. Una vez que organice la información, podrá imprimir lo mismo que está viendo en pantalla.

Panel de información de equipos

Al presionar el ícono correspondiente al Panel de información, se despliega una ventana mostrando la información del equipo seleccionado. Una manera fácil y rápida para consultar cualquier información referente a un equipo determinado.

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PANEL DE INFORMACIÓN (Haga clic para agrandar)

Submenú del catálogo de equipos

Menú principal y submenú 

En el submenú del módulo de Equipos, se encuentran todas las acciones posibles a realizar con los equipos seleccionados.

Ligar plan de mantenimiento rutinario
Mantenimientos rutinarios iniciales
Mantenimientos rutinarios próximos
Trabajos no rutinarios
Trabajos en espera de generarles una OT
Órdenes de trabajo
Lecturas de uso
Mediciones
Equipos fuera de servicio
Recursos
Garantías
Árbol de localizaciones y equipos
Planificador de mantenimientos
Calendarios de mantenimiento
Historiales
Desligar plan de mantenimiento rutinario

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Actualizar - SUBMENÚ DE EQUIPOS (Haga clic para agrandar)

Edición del catálogo de equipos

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Edición del catálogo de equipos

Agregar un equipo

Agregar y editar un equipo 

Para dar de alta un equipo nuevo, presione Agregar sobre la barra de herramientas. Se abrirá una pantalla con los campos de captura e información complementaria del equipo que desee agregar a su catálogo. De esta forma es posible contar con un catálogo de fácil acceso y con una gran cantidad de información relacionada a cada equipo.

Para conocer más acerca de cómo se forma la descripción de los equipos y una explicación de cada uno de los campos de captura presione aquí.

Para conocer más acerca de cómo cambiar el nombre de los campos, habilitar y deshabilitar campos de captura y/o cambiar el orden de la concatena que forma la descripción del equipo, consulte opciones de configuración.

Al presionar Aceptar el equipo queda registrado en la base de datos.

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AGREGAR UN EQUIPO (Haga clic para agrandar)

Agregar otro igual

Esta herramienta es muy útil cuando se requiere capturar varios equipos de características similares. Es necesario modificar el código ya que es un campo único e irrepetible para cada equipo.

Editar un equipo

Para modificar la información de un equipo seleccione el equipo del catálogo de equipos y presione la herramienta Editar.

Eliminar un equipo

Para eliminar un equipo del catálogo de equipos, seleccione el equipo y presione la herramienta Eliminar.

Edición múltiple de equipos

Edición múltiple de equipos 

La herramienta Editar selección permite modificar la información de varios equipos en una malla, logrando con ello una edición mucho más rápida y sencilla de múltiples registros, en comparación con la edición individual. Para un mejor entendimiento de esta herramienta recomendamos ampliamente ver el video.

En la ventana "Edición múltiple de equipos" el MP habilita la edición directamente en la malla de información. Esto permite seleccionar varias celdas y establecer por ejemplo, la misma prioridad a la selección utilizando la herramienta Asignar el mismo valor.

Utilice la herramienta Serializar valores cuando requiera generar códigos consecutivos (Ej. MC-002, MC-002, MC-003, etc.). Puede además establecer un prefijo y/o sufijo alfanumérico para dichos códigos. Esta herramienta se habilita únicamente cuando selecciona celdas de la columna código.

Más información y herramientas avanzadas de la edición del catálogo de equipos

Presione CTRL+F para buscar en el texto desplegado

Más información y herramientas avanzadas de la edición del catálogo de equipos

Descripción del equipo

La descripción del equipo se forma automáticamente con la concatena de los primeros ocho campos.

Descripción = Producto + Capacidad + Marca + Modelo + Identificador + Código

Ejemplo:

Producto: COMPRESOR DE AIRE
Capacidad: 7.5 HP
Marca: SCHULZ
Modelo: MSV-30
Identificador:  
Código: CA-001

Descripción resultante:

COMPRESOR DE AIRE 7.5 HP SCHULZ MSV-30 [CA-001]

 

Una descripción del equipo formada por la concatena de varios campos ofrece múltiples ventajas. Por un lado, permite mantener consistencia en la descripción del catálogo de equipos y por otro lado permite ordenar, clasificar y agrupar el catálogo por cualquiera de los campos que forman la descripción.

En opciones de configuración, en la pestaña “Equipo”, el MP permite cambiar a voluntad del usuario el orden de la concatena para formar la descripción de los equipos.

En opciones de configuración, el MP le permite también personalizar el nombre de los campos de captura. Por ejemplo, el campo “Producto” puede renombrarse como “Máquina”, “Equipo”, “Activo”, etc. Puede también definir los campos que serán obligatorios, así como habilitar o deshabilitar los campos que desee o no capturar, para adecuar la pantalla de captura a sus necesidades.

La configuración de fábrica viene con dos campos deshabilitados: “Otro 1” y “Otro 2”. En opciones de configuración el usuario puede habilitar estos campos y cambiar la etiqueta, de esta manera tendrá más campos de captura.

Opciones de configuración de equipos 

Clasificación del equipo

Los campos "Clasificación 1 y 2" permiten clasificar los equipos por dos criterios diferentes que establece el usuario conforme a sus necesidades particulares de clasificación.

Ejemplo de un Catálogo Auxiliar de Clasificaciones:

CLASIFICACIÓN 1 CLASIFICACIÓN 2
EQUIPOS DE PRODUCCIÓN
EQUIPOS DE SERVICIOS
EQUIPOS DE TRANSPORTE
LÍNEA DE PRODUCCIÓN 1
LÍNEA DE PRODUCCIÓN 2
LÍNEA DE PRODUCCIÓN 3
PROCESO A
PROCESO B
ÁREA DE MAQUINADOS
ÁREA DE PINTURA
ÁREA DE ENSAMBLE
ÁREA DE HORNEADO
ÁREA DE ETIQUETADO
ÁREA DE MOLIENDA
ÁREA DE TRITURADO
ÁREA DE ENVASADO
SISTEMA NEUMÁTICO
SISTEMA AIRE ACONDICIONADO
SISTEMA CONTRA INCENDIOS
SISTEMA DE VAPOR
SISTEMA DE VENTILACIÓN
SISTEMA HIDRAÚLICO
AUTOMÓVILES
CAMIONETAS
CAMIONES
ETC.

Al momento de editar un equipo, la clasificación del equipo se selecciona de una lista contenida en un catálogo auxiliar de clasificaciones. Si la clasificación deseada no se encuentra aún registrada, la puede agregar al catálogo auxiliar de clasificaciones en ese momento, sin necesidad de abandonar la pantalla de captura de equipos, haciendo clic en el ícono de Agregar al catálogo situado a la derecha del campo.

Un ejemplo práctico de aplicación de los campos de “Clasificación 1 y 2” podría verse en la agrupación del catálogo de equipos.

Para editar o eliminar una clasificación del catálogo auxiliar de clasificaciones, es necesario ir al módulo de Catálogos auxiliares.

Prioridad del equipo

Permite clasificar a cada equipo en función de su prioridad.

La prioridad del equipo es de mucha utilidad para establecer filtros. Por ejemplo, al momento de generar las órdenes de trabajo, podremos establecer un filtro para generar en primera instancia las órdenes de trabajo de los equipos de mayor prioridad.

Cuando damos de alta un equipo o al momento de editar un equipo, establecemos la prioridad del mismo, que puede ser “Alta”, “Media” o “Baja”. Las opciones anteriores son fijas, es decir, no son editables.

Proveedor del equipo

El MP contempla un catálogo de proveedores de equipos.

Los equipos que se registren en el MP, podrán relacionarse con su respectivo proveedor. Así, al seleccionar un equipo, el usuario podrá consultar en línea la información del proveedor correspondiente, como por ejemplo, contactos, teléfonos, página Internet, correo electrónico, etc.

Al momento de editar un equipo, el proveedor puede seleccionarse de un combo o lista desplegable que contiene los proveedores previamente dados de alta en el catálogo de proveedores. Si el proveedor no se encuentra aún registrado, se puede agregar al catálogo de proveedores en ese momento sin salir de la pantalla de edición de equipos, haciendo clic en el ícono Agregar al catálogo situado a la derecha del combo.

Para realizar modificaciones al catálogo de proveedores será necesario ingresar al módulo de Proveedores y servicios en el Menú principal. Desde ese módulo, también podrá agregar proveedores.

Localización o equipo padre del equipo

 

Editar la localización de un equipo 

 

El campo localización permite registrar la ubicación del equipo.

Para registrar la localización del equipo, es necesario crear primero un Catálogo de localizaciones en donde se define un mapa estructurado en forma arbolar de todas las áreas que forman la empresa. Al momento de asignar la localización del equipo, el MP presenta dicho catálogo para que el usuario seleccione la localización correspondiente. Si la localización no se encuentra aún registrada, se puede agregar en ese momento al catálogo correspondiente sin salir de la pantalla de edición de equipos, haciendo clic en el ícono Agregar al catálogo situado a la derecha del combo. Para más información recomendamos consultar Introducción al catálogo de localizaciones/inmuebles.

Asignar una localización permite conocer y hacer consultas sobre la ubicación física de cada equipo, así como realizar consultas sobre la lista de equipos ubicados en una localización determinada.

Ahora bien, es posible que un equipo forme parte de otro equipo mayor. En dicho caso, el equipo mayor se puede registrar como equipo padre del equipo menor. El equipo menor adquirirá en forma automática la localización de su equipo padre. Por ejemplo: una fresadora es el equipo padre del motor encargado de transmitirle potencia. Al asignar la fresadora como equipo padre del motor, en forma automática el motor adquiere la misma localización de la fresadora.

Centro de costos del equipo

Este campo permite asignar un centro de costos al que se cargarán todos los costos de mantenimiento del equipo.

Al momento de editar un equipo, el centro de costos se selecciona de una lista contenida en un catálogo auxiliar de centros de costos. Si éste no se encuentra aún registrado, puede agregarlo al catálogo auxiliar de centros de costos en ese momento, sin necesidad de abandonar la pantalla de captura de equipos, haciendo clic en el ícono Agregar al catálogo situado a la derecha del combo.

Para editar o eliminar centros de costos del catálogo auxiliar, es necesario ir al módulo de Catálogos auxiliares desde el Menú principal.

Lo anterior permitirá generar consultas y gráficas sobre los costos de mantenimiento agrupados por centro de costos.

Especificaciones técnicas, tipo de equipo y campos personalizados del equipo

Especificaciones técnicas 

El MP permite crear campos personalizados de captura para documentar las especificaciones técnicas de los equipos.

Las especificaciones técnicas varían según el tipo de equipo. Por ejemplo, las especificaciones técnicas de un motor eléctrico, serán distintas a las de un compresor de aire o un automóvil.

Por ejemplo:

Tipo de equipo Campos Personalizados
Motores eléctricos Potencia (HP)
Voltaje (V)
Amperaje (A)
Tipo de motor
Compresores de aire RPM mínimas (RPM)
Diámetro de tubería (mm)
Tipo de compresor
Presión de trabajo (MPa)
Automóviles Color
Tipo de dirección
Tipo de transmisión
Cilindraje (L)
Tipo de combustible

Existe en el MP un catálogo auxiliar de tipos de equipo en donde el usuario define los campos personalizados que desee capturar para cada tipo de equipo.

Luego entonces, para habilitar los campos personalizados de Especificaciones técnicas, es necesario seleccionar un tipo de equipo en la ventana de edición, si el tipo de equipo no ha sido registrado aún o requiere hacer algún ajuste a los campos, puede agregarlo al catálogo correspondiente sin salir de la ventana de edición haciendo clic en el ícono Agregar o Editar según sea el caso.

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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Haga clic para agrandar)

Imágenes, archivos adjuntos y notas del equipo

Imágenes, archivos adjuntos y notas 

El MP permite complementar la información de los equipos con imágenes, archivos adjuntos y notas, quedando esta información disponible para consulta rápida.

Las imágenes permiten documentar la información del equipo con fotografías, diagramas de explosión de partes, puntos de lubricación, tablas de especificaciones, planos de localización, etc.

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IMÁGENES ADJUNTAS (Haga clic para agrandar)

El MP permite también asociar archivos de Word, Excel, PDF, AutoCAD, etc., con información complementaria como podrían ser manuales completos de operación y mantenimiento, fichas técnicas, planos del equipo, etc. Al momento de visualizar los archivos adjuntos el MP abrirá el archivo con la aplicación que se encuentre configurada en la computadora para abrir por omisión el tipo de archivo.

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ARCHIVOS ADJUNTOS - ESPECIFICACIONES (Haga clic para agrandar)

 

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ARCHIVOS ADJUNTOS - PLANOS (Haga clic para agrandar)

Para asociar una imagen a un equipo es necesario primero importar la imagen al catálogo auxiliar de imágenes del MP. Una vez importada la imagen al catálogo se procede a asociarla con el equipo. Esto es porque las imágenes se guardan en la base de datos del MP y de esta manera no importará que se mueva o se borre el origen de las imágenes.

Para la administración de las imágenes y archivos adjuntos, diríjase al módulo de Catálogos auxiliares desde el Menú principal.

Ya sea que se trate de imágenes y archivos adjuntos asociadas a un equipo, a una localización, a una actividad de mantenimiento, una garantía, imagen asociada a una OT, repuesto, etc. el proceso de asociación y administración es el mismo en todo el programa. Para conocer más al respecto, presione aquí.

Asignación múltiple de imágenes

Para asignar una selección múltiple de imágenes o archivos adjuntos a varios equipos, localizaciones o planes, utilice la herramienta asignación masiva desde el catálogo auxiliar de imágenes o archivos adjuntos.

ARBOL DE LOCALIZACIONES/INMUEBLES

Catálogo de localizaciones

Presione CTRL+F para buscar en el texto desplegado

Catálogo de localizaciones

Introducción al catálogo de localizaciones/inmuebles

Introducción al catálogo de localizaciones 

Uno de los primeros pasos para la implementación del MP consiste en generar un catálogo en donde se registran las áreas de los inmuebles de la empresa, mismas que además de constituir la localización física de los equipos, podrán estar sujetas a mantenimiento.

El Catálogo de localizaciones/inmuebles tiene doble función:

Primero. Las áreas de los inmuebles de la empresa que registremos en el catálogo, podrán estar ligadas a un plan de mantenimiento preventivo y estar sujetos a trabajos no rutinarios como reparaciones y mejoras reportados en el MP.

Segundo. El catálogo de localizaciones permite complementar la información de los equipos al relacionar cada equipo con su respectiva localización física.

Para ingresar al Módulo de Localizaciones/Inmuebles seleccione Localizaciones/Inmuebles en el Menú principal del MP. Se muestra en pantalla el catálogo.

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CATÁLOGO DE LOCALIZACIONES/INMUEBLES (Haga clic para agrandar)

El catálogo está estructurado en forma arbolar por niveles, permitiendo representar de una manera lógica la distribución de todas las áreas de una empresa, ya sea que se trate de una planta industrial, hotel, hospital, edificio, etc.

EJEMPLO: El área de refrigeración se encuentra en la cocina de la cafetería, ubicada en la planta baja del edificio administrativo.

imagen árbol de localización

Submenú del catálogo de localizaciones/inmuebles

En el Submenú del módulo de Localizaciones/Inmuebles, se encuentran las acciones posibles a realizar con las localizaciones seleccionadas.

Ligar plan de mantenimiento rutinario
Mantenimientos rutinarios iniciales
Mantenimientos rutinarios próximos
Trabajos no rutinarios
Trabajos en espera de generarles una OT
Órdenes de trabajo
Mediciones
Localizaciones fuera de servicio
Recursos
Garantías
Árbol de localizaciones y equipos
Planificador de mantenimientos
Calendarios de mantenimiento
Historiales
Desligar plan de mantenimiento rutinario

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SUBMENÚ DE LOCALIZACIONES/INMUEBLES (Haga clic para agrandar)

Edición del catálogo de localizaciones

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Edición del catálogo de localizaciones

Agregar una localización/inmueble

Agregar y editar localizaciones 

Para dar de alta una nueva localización, presione Agregar sobre la barra de herramientas. Se abrirá una pantalla con los campos de captura e información complementaria de la localización que desee agregar a su catálogo.

Agregar otra localización/inmueble igual

Esta herramienta es muy útil cuando se requiere capturar varias localizaciones de características similares.

Editar una localización/inmueble

Para modificar la información de una Localización/Inmueble selecciónela y presione la herramienta Editar.

Información complementaria de localizaciones/inmuebles

Centro de costos de localizaciones/inmuebles

Este campo permite asignar un centro de costos al que se cargarán todos los costos de mantenimiento de la Localización/Inmueble.

Al momento de editar una Localización/Inmueble, el centro de costos se selecciona de una lista contenida en un catálogo auxiliar de centros de costos. Si éste no se encuentra aún registrado, puede agregarlo al catálogo auxiliar de centros de costos en ese momento, sin necesidad de abandonar la pantalla edición, haciendo uso de la herramienta Agregar al catálogo situada a la derecha del campo.

Para editar o eliminar centros de costo del catálogo auxiliar, es necesario ir al módulo de Catálogos auxiliares desde el Menú principal.

Lo anterior permitirá generar consultas de gráficas sobre los costos de mantenimiento agrupados por centro de costos.

Imágenes, archivos adjuntos y notas de localizaciones/inmuebles

El MP permite completar la información de las localizaciones/inmuebles con imágenes, archivos adjuntos y notas, quedando esta información disponible para consulta rápida.

Las imágenes permiten documentar la información de la localización con fotografías, distribuciones de planta, planos arquitectónicos, diagramas eléctricos e hidráulicos, etc.

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IMÁGENES DE LOCALIZACIONES/INMUEBLES (Haga clic para agrandar)

 

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ARCHIVOS ADJUNTOS DE LOCALIZACIONES/INMUEBLES (Haga clic para agrandar)

 

Ya sea que se trate de imágenes y archivos adjuntos asociadas a un equipo, a una localización, a una actividad de mantenimiento, una garantía, imagen asociada a una OT, repuesto, etc. el proceso de asociación y administración es el mismo en todo el programa. Para conocer más al respecto, presione aquí.

Eliminar una Localización/Inmueble

Para eliminar una Localización/Inmueble del catálogo de localizaciones/inmuebles, selecciónela y presione la herramienta Eliminar. Si existen equipos ligados a dicha localización, antes de eliminar la localización recomendamos reubicarlos.

Árbol de localizaciones y equipos

Presione CTRL+F para buscar en el texto desplegado

Árbol de localizaciones y equipos

Introducción al árbol de localizaciones y equipos

El árbol de localizaciones y equipos es un diagrama de árbol que representa de forma sencilla la ubicación de cada uno de los equipos e inmuebles dados de alta en el MP. Incluso es posible identificar cuáles son los equipos padre e hijo, al igual que aquellos que no cuentan con una localización fija. Dentro del árbol de localizaciones y equipos es posible consultar la distribución de equipos en su planta, así como editar la ubicación de los equipos y localizaciones a voluntad.

Relacionar equipos con su localización física

Consultar y modificar árbol de localizaciones y equipos 

En el Submenú de Localizaciones/Inmuebles y en el submenú de equipos encontrará una acción denominada Árbol de localizaciones y equipos que proporciona un panorama general de su planta y la ubicación de sus equipos en las diferentes áreas. Desde ahí podrá reubicar sus equipos y mover localizaciones con mucha facilidad.

Debido a que un equipo puede formar parte de un equipo mayor estableciéndose una dependencia entre equipo padre y equipo hijo, en donde el equipo hijo adopta automáticamente la localización de su equipo padre, dicha dependencia también se visualizará en el módulo mencionado y desde él podremos reubicar los equipos y localizaciones fácilmente.

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CONSULTAR Y MODIFICAR ÁRBOL DE LOCALIZACIONES Y EQUIPOS (Haga clic para agrandar)

Nota: Al momento de editar un equipo en el módulo de Equipos, podemos relacionar el equipo con su localización correspondiente, dejando de esta manera documentada la localización de cada uno de los equipos.

Equipos sin ubicación fija

En ocasiones existen equipos que por su naturaleza no se les puede asignar una localización fija, por ejemplo los automóviles.

Para ello es posible asignar el estado "Sin ubicación fija" y no será necesario asignarles una ubicación dentro de la empresa.

PLANES Y CALENDARIOS DE MANTENIMIENTO

Planes de mantenimiento

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Planes de mantenimiento

Introducción a planes de mantenimiento

Introducción a planes y calendarios de mantenimiento 

Una parte fundamental para el control del mantenimiento rutinario es la formación de planes o rutinas de mantenimiento.

Los planes o rutinas de mantenimiento son modelos que contienen la información respecto a las actividades de mantenimiento rutinario que deben realizarse a los equipos. Las actividades de mantenimiento rutinario generalmente consisten en acciones enfocadas a prevenir fallas y se realizan en forma cíclica y repetitiva con una frecuencia determinada.

Elementos básicos de un plan de mantenimiento (Partes, actividades y frecuencia)

Un plan de mantenimiento se compone de tres elementos básicos:

PLAN DE MANTENIMIENTO
PARTES ACTIVIDADES FRECUENCIA
Las partes del equipo. Las actividades rutinarias que deben realizarse a cada una de las partes. La frecuencia con que deben realizarse cada una de las actividades.
Para definir las partes de un equipo, el MP maneja una estructura arbolar.

parte-subparte-subsubparte
Ejemplo:
  • Inspeccionar
  • Lubricar
  • Reemplazar
  • Ajustar
  • Rellenar
  • Etc.
Frecuencia con base en fechas
En una actividad de mantenimiento controlada con base en fechas, la frecuencia con que debe realizarse la actividad se establece en función del tiempo transcurrido. (Ejemplo, diario, cada semana, cada 15 días, cada 3 meses, cada 2 años, etc.)

Frecuencia con base en lecturas
En una actividad de mantenimiento controlada con base en lecturas, la frecuencia con que debe realizarse la actividad se establece en función del uso del equipo. (Ejemplo, kilómetros recorridos, horas de uso, unidades producidas, cantidad de encendidos, ciclos, etc.)

Frecuencia mixta
En una actividad de mantenimiento mixta, la frecuencia con que debe realizarse la actividad se establece en función del uso del equipo o el tiempo, lo que suceda primero. (Ejemplo, cada 15,000 kilómetros o 12 meses, lo que suceda primero)
El usuario es quien estructura los planes de mantenimiento de sus equipos con base en su experiencia o recomendación de los fabricantes de los mismos

Por lo anterior, el MP es un programa de aplicación general que puede implementarse en cualquier empresa, sin importar los tipos de equipos o localizaciones con los que cuente. Podemos crear planes de mantenimiento rutinario para equipos y para localizaciones o inmuebles.

Ejemplos de planes de mantenimiento:

Planificar actividades de mantenimiento preventivo genera ahorros de capital, garantiza un mayor tiempo de servicio de las instalaciones, equipos y maquinaria, aportando valor a la empresa y mayor confiabilidad

Submenú del catálogo de planes de mantenimiento

En el Submenú del módulo de Planes de mantenimiento, se encuentran las acciones posibles a realizar con el plan de mantenimiento seleccionado.

Ligar plan a equipos o inmuebles
Desligar plan de mantenimiento

Edición de planes de mantenimiento

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Edición de planes de mantenimiento

Agregar un plan de mantenimiento

Antes de entrar en la edición de planes de mantenimiento, recomendamos ampliamente haber visitado y comprendido los principios básicos de un plan de mantenimiento que se explican en Introducción a planes de mantenimiento

Agregar y editar un plan de mantenimiento rutinario 

Para dar de alta un plan de mantenimiento, presione Agregar sobre la barra de herramientas. Se abrirá una ventana donde debe asignar un nombre al nuevo plan de mantenimiento.

Puesto que varios equipos pueden estar ligados a un mismo plan de mantenimiento, se recomienda que el nombre del plan sea un nombre de tipo genérico.

(Ej. AUTOMÓVILES TIPO 1, AUTOMÓVILES TIPO 2, BOMBAS HIDRÁULICAS, MOTORES JAULA DE ARDILLA, ETC.).

Partes y actividades del plan

El siguiente paso será definir las partes y actividades de mantenimiento rutinario que deben realizarse a cada una de dichas partes.

En la misma ventana, en el primer tabulador se muestra una lista con las partes y actividades del plan. Si aún no ha registrado partes y actividades aparecerá sin información. Utilice la herramienta Editar partes y actividades para agregar o editar las partes y actividades del plan.

Para conocer más acerca de la Edición de partes y actividades, y tener una explicación de la información complementaria de los planes de mantenimiento presione aquí.

Notas y archivos adjuntos del plan

En caso que sea necesario integrar notas y archivos adjuntos al plan, será posible agregarlos en esta misma ventana en los tabuladores correspondientes Notas del plan y Archivos adjuntos del plan.

Agregar otro plan de mantenimiento igual

En muchas ocasiones se requiere tener distintos planes de mantenimiento con pequeñas variantes, por ejemplo en equipos que realizan el mismo tipo de trabajo pero que tienen algunas características particulares dependiendo de su modelo, marca, etc. En estos casos el MP contempla la posibilidad de duplicar un plan para hacer modificaciones sobre la copia, resultando dos planes similares con algunas variantes y sin necesidad de tener que volver a capturar el plan original. Seleccione un plan en el catálogo de planes y haga clic en la herramienta Agregar otro igual para duplicar el plan seleccionado.

Editar un plan de mantenimiento

Para modificar la información de un plan de mantenimiento, sus partes o sus actividades simplemente selecciónelo y a continuación haga clic en Editar.

Dentro de la ventana de Editar plan de mantenimiento será posible modificar el nombre del plan seleccionado, así como las notas y archivos adjuntos ligados al plan completo. Si desea modificar las partes o actividades que componen al plan, presione la herramienta Editar partes y actividades.

Eliminar un plan de mantenimiento

Para eliminar un plan de mantenimiento, seleccione el plan y presione la herramienta Eliminar.

No se podrá eliminar un plan mientras éste tenga equipos o localizaciones ligadas. Por lo anterior, antes de eliminar un plan de mantenimiento, deberá desligar todos los equipos y localizaciones ligadas mediante la acción Desligar plan de mantenimiento rutinario en el submenú de los módulos de equipos y localizaciones, respectivamente.

Más información y herramientas avanzadas en la edición de planes de mantenimiento

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Más información y herramientas avanzadas en la edición de planes de mantenimiento

Agregar partes

Para registrar las partes del plan de mantenimiento presione la herramienta Agregar dentro de la sección "Partes" de la ventana de Partes y actividades.

El MP utiliza una estructura arbolar para definir las partes del equipo. Conforme se van registrando las partes, el MP brinda una herramienta con la cual puede posicionarse en la parte o nivel deseado del árbol.

Editar partes

Para hacer cambios a la parte seleccionada, presione la herramienta Editar dentro de la sección "Partes" de la ventana de Partes y actividades.

Eliminar partes

Para borrar la parte seleccionada, presione la herramienta Eliminar dentro de la sección "Partes" de la ventana de Partes y actividades. Al realizar esta acción se perderán todas las sub-partes y actividades relacionadas a la parte eliminada.

Copiar y pegar partes

El MP permite copiar partes y pegarlas incluyendo sus sub-partes y actividades relacionadas. Esta función es de gran utilidad cuando un equipo tiene varias partes iguales con sub-partes y/o actividades similares. Incluso podemos realizar esta acción de un plan a otro.

Insertar un plan de mantenimiento dentro de otro

La herramienta Insertar o reemplazar plan permite insertar un plan dado de alta con anterioridad en una parte seleccionada del plan de mantenimiento rutinario que se está editando, o bien reemplazarla.

Para su uso seleccione la parte que desea reemplazar, posteriormente haga clic sobre la herramienta Insertar o reemplazar plan, se abrirá una ventana en la que deberá seleccionar el plan deseado y elija la acción a realizar, ya sea insertar o reemplazar.

Por ejemplo:

Insertar o Reemplazar un plan de mantenimiento
Se tiene el plan de mantenimiento
COMPRESOR DE AIRE ALTERNATIVO
Se desea insertar o reemplazar la parte MOTOR Plan a insertar o reemplazar
MOTOR ELÉCTRICO GE
árbol plan compresor árbol plan compresor árbol plan motor ge
Resultado
Al Insertar el plan de mantenimiento Al Reemplazar el plan de mantenimiento
árbol plan insertado árbol plan reemplazado

Agregar actividades

Como mencionamos anteriormente, las actividades están relacionadas a una parte del equipo o al equipo completo. Antes de agregar una actividad debemos seleccionar la parte del equipo relacionada con la actividad. Si no existiera una parte específica, entonces podemos relacionar la actividad a nivel raíz, para hacer referencia al equipo completo.

Para dar de alta una actividad, presionamos la herramienta Agregar dentro de la sección "Actividades" de la ventana de Partes y actividades.

Editar actividades

Para modificar la información de una actividad, presionamos la herramienta Editar dentro de la sección "Actividades" de la ventana de Partes y actividades.

Lo primero que debemos hacer es asignar un nombre a la actividad y establecer la frecuencia con que debe realizarse. A continuación, se describe cada uno de los campos y opciones que el MP ofrece para documentar las actividades.

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VENTANA DE EDICIÓN DE LA ACTIVIDAD (Haga clic para agrandar)

Frecuencia de las actividades

Puede establecer la frecuencia de las actividades de la siguiente forma:

  • Frecuencia con base en fechas
    En una actividad de mantenimiento controlada con base en fechas, la frecuencia con que debe realizarse la actividad se establece en función del tiempo transcurrido. (Ejemplo, diario, cada semana, cada 15 días, cada 3 meses, cada 2 años, etc.)
  • Frecuencia con base en lecturas
    En una actividad de mantenimiento controlada con base en lecturas, la frecuencia con que debe realizarse la actividad se establece en función del uso del equipo. (Ejemplo, kilómetros recorridos, horas de uso, unidades producidas, cantidad de encendidos, ciclos, etc.)

    Opción de no desfasar lecturas y forzar múltiplos (Frecuencia con base en lecturas)

    Al existir un atraso o un adelanto en la realización de una actividad controlada por lecturas, el MP ajustará o correrá automáticamente la lectura correspondiente al próximo mantenimiento.

    Por ejemplo:

    Supóngase una actividad que se realiza con una frecuencia de 5,000 Km y el trabajo físicamente se realiza hasta los 5,700 Km con un atraso de 700 KM. Por omisión el MP programará el próximo mantenimiento para los 10,700 Km, el siguiente para los 15,700 Km y así sucesivamente manteniéndose un desfasamiento como consecuencia del atraso.

    Al activar la casilla No desfasar [ ], se indica al MP que debe mantener múltiplos exactos de la frecuencia. Por ejemplo, 5,000 Km, 10,000 Km, 15,000 Km y así sucesivamente, sin importar los atrasos que puedan ocurrir.

  • Frecuencia mixta
    En una actividad de mantenimiento mixta, la frecuencia con que debe realizarse la actividad se establece en función del uso del equipo o el tiempo, lo que suceda primero. (Ejemplo, cada 15,000 kilómetros o 12 meses, lo que suceda primero)

Prioridad de las actividades

Indica la importancia de la actividad. Al momento de generar las órdenes de trabajo, podremos establecer filtros para emitir en primera instancia, por ejemplo, las actividades de mayor prioridad.

Es posible establecer el nivel de prioridad de las actividades como baja, media o alta.

Duración de las actividades

En el campo duración se establece el tiempo estimado que se requiere para realizar la actividad. Nos será de mucha utilidad para distribuir las cargas de trabajo entre el personal de mantenimiento.

Conforme se van asignando órdenes de trabajo a cada persona, el MP nos presenta en una gráfica la suma del tiempo estimado de las actividades asignadas a cada trabajador, ayudándonos así a optimizar la distribución de la carga de trabajo.

Paro del equipo

Marque esta casilla cuando una actividad de mantenimiento requiera paro en la producción para poder realizarla, indicando el número de días estimado que el equipo se encontrará fuera de servicio debido a la actividad de mantenimiento. Las actividades que requieran paro se verán reflejadas en el tablero de paros programados, ayudando a planificar el paro de los equipos con anticipación.

Clasificación de las actividades

El MP permite asignar dos clasificaciones independientes a las actividades de mantenimiento.

Un ejemplo de clasificación recomendado es con base en la especialidad requerida para realizar la actividad.

Por ejemplo:

  • Mecánica
  • Eléctrica
  • Lubricación
  • Limpieza
  • Inspección
  • Pintura
  • Jardinería
  • Etc.

En este caso, al momento de generar las órdenes de trabajo, se podrán agrupar las actividades y emitir las órdenes de trabajo separadas por especialidades.

Al momento de editar una actividad, las clasificaciones se seleccionan de una lista del catálogo auxiliar de clasificaciones. Si la clasificación deseada no se encuentra aún registrada, es posible registrarla en línea haciendo clic en el ícono de Agregar al catálogo situado a la derecha de los campos de Clasificación 1 y 2.

Puede también agregar y editar el catálogo de clasificaciones desde el módulo Catálogos auxiliares del Menú principal.

La actividad requiere monitoreo de una medición o estado del equipo (Mantenimiento predictivo)

Existen actividades de mantenimiento que implican la toma de una medición, como por ejemplo, medir temperatura, vibración, espesor, resistencia de aislamiento, amperaje, etc.. O simplemente, actividades de revisión en las que se desea monitorear la condición del equipo o alguna de sus partes, dejando un antecedente sobre si el equipo o una parte del equipo se encontró en buen estado, regular o mal estado al momento de realizar la revisión.

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REQUIERE MONITOREO DE UNA MEDICIÓN O ESTADO DEL EQUIPO (Haga clic para agrandar)

Procedimiento para realizar la actividad

El procedimiento es un campo de texto que permite describir la forma de llevar a cabo los trabajos.

Puesto que los procedimientos suelen utilizarse en forma repetitiva, el MP permite guardarlos dentro de un Catálogo auxiliar de procedimientos, lo que nos permitirá seleccionarlos sin necesidad de volver a teclearlos en cada ocasión.

Para editar la información de los procedimientos, esto puede hacerse desde la pantalla de captura de la actividad y si deseáramos modificar el contenido de un procedimiento previamente guardado en el catálogo, debemos hacerlo desde el módulo Catálogos auxiliares del Menú principal.

En muchas ocasiones resulta conveniente utilizar el campo de texto de procedimiento para describir un conjunto de actividades que pueden estar implícitas en la actividad principal.

Supóngase como ejemplo una actividad de mantenimiento mayor de un motor. Dicha actividad, lleva implícita la realización de varias actividades. Para fines prácticos, resulta más sencillo registrar una sola actividad, es decir, mantenimiento mayor del motor y en el campo de texto de procedimiento, hacer una descripción completa de las actividades implícitas y la forma de llevarlas a cabo.

Ejemplo:

PARTE ACTIVIDAD FRECUENCIA
\MOTOR\CAJA DE CONEXIONES Mantenimiento Mayor Cada 18 meses

PROCEDIMIENTO
(Campo de texto relacionado)

  • Inspección a caja de conexiones.
  • Inspección y limpieza del rotor.
  • Reemplazar escobillas.
  • Lubricar rodamientos.
  • Inspección y limpieza a la carcasa.
  • Etc.

En el ejemplo arriba mostrado, el control y administración resulta sencillo ya que al momento de indicar al MP que la actividad ha sido completada, bastará con “palomear” tan sólo una actividad, o sea, la actividad de mantenimiento mayor.

La desventaja es que por tratarse de un campo de texto, de esta manera no se tiene control individual sobre cada una de las actividades descritas en el procedimiento.

Ahora nótese que el plan de mantenimiento mostrado a continuación es equivalente al plan de mantenimiento arriba mostrado. La diferencia básica consiste en que en esta segunda opción, las actividades implícitas en el mantenimiento mayor se encuentran desglosadas. Esta segunda opción permite el control y programación de las actividades implícitas en el mantenimiento mayor de forma independiente, a sacrificio de la simplicidad que ofrece la opción arriba señalada.

PARTE ACTIVIDAD FRECUENCIA
\MOTOR\CAJA DE CONEXIONES Inspección Cada 18 meses
\MOTOR\ROTOR Inspección y limpieza Cada 18 meses
\MOTOR\ESCOBILLAS
\MOTOR\RODAMIENTOS
\MOTOR\CARCASA
Reemplazar
Lubricar
Inspección y limpieza
Cada 18 meses
Cada 18 meses
Cada 18 meses

 

Finalmente, la decisión de elegir una u otra opción dependerá de cómo lo desee manejar el usuario.

Notas de seguridad, imágenes y archivos adjuntos de la actividad

Notas
Adicional a la descripción de la actividad, el usuario puede documentar notas para cada actividad.

Imágenes
El MP permite además documentar imágenes que ilustren por ejemplo un procedimiento, puntos de lubricación, etc. relacionadas con la actividad, mismas que podrán imprimirse con la orden de trabajo.

Archivos adjuntos
Para complementar la documentación de la actividad, es posible anexar a la actividad archivos adjuntos del tipo PDF, DOC, CAD, etc., como podrían ser manuales, especificaciones técnicas, planos, etc.

Requisitos para cerrar o incluir la actividad en una OT

Al momento de editar una actividad, el MP permite que el usuario en forma opcional indique en su caso los siguientes requisitos, marcando la casilla correspondiente:

Requiere previa autorización antes de generar la OT [ ]
Las actividades que tengan la casilla correspondiente marcada, sólo podrán incluirse en una orden de trabajo mediante una autorización. La autorización consiste en teclear una clave de un supervisor autorizado al momento de generar la OT.

Requiere Vo. Bo. para cerrar la OT [ ]
Una vez realizada una actividades, el usuario debe indicar en el MP que el trabajo ha sido realizado para que así el MP reprograme la fecha próxima para cuando deba volver a realizarse.

Las actividades que tengan la casilla “Requiere Vo. Bo. para cerrar la OT “ sólo podrán cerrarse o marcarse como realizadas previa autorización de un supervisor autorizado para ello. La autorización consiste en teclear una clave de un supervisor autorizado al momento de marcar como realizada la actividad.

Otros requisitos [ ]
En caso de otros requisitos, existe un catálogo auxiliar de requisitos. En dicho catálogo el usuario podrá documentar otros requisitos, mismos que serán impresos al momento de imprimir la orden de trabajo. Por ejemplo, autorización para trabajo en altura, necesidad de equipo especial de seguridad, etc.

Eliminar actividad

Para borrar la actividad seleccionada, presione la herramienta Eliminar dentro de la sección "Partes" de la ventana de Partes y actividades. No se podrá eliminar la actividad si está incluida en una orden de trabajo.

Copiar, cortar y pegar actividad

El MP permite copiar, cortar y pegar actividades de una parte a otra. Esta función es útil cuando una actividad se tiene que realizar a diferentes partes del equipo, incluso es posible copiar actividades de un plan a otro.

Ligar planes de mantenimiento a equipos y localizaciones

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Ligar planes de mantenimiento a equipos y localizaciones

Ligar planes de mantenimiento

El mantenimiento programado del equipo o localización, comienza a partir de la asociación de un equipo con su respectivo plan de mantenimiento.

Para comenzar la programación del mantenimiento rutinario de un equipo o una localización, estos deberán ligarse primero con el plan de mantenimiento que les corresponda.

Para controlar el mantenimiento rutinario, es necesario ligar cada equipo o localización con un plan de mantenimiento, ya que el plan de mantenimiento (maestro) es el que contiene la información acerca de las actividades rutinarias que deben realizarse.

Un plan de mantenimiento puede utilizarse para regir el mantenimiento rutinario de varios equipos o localizaciones afines al plan. Esto evita la necesidad capturar el mismo plan varias veces para equipos o localizaciones afines.

Ejemplo de liga de equipos y localizaciones con planes de mantenimiento.

PLANES DE MANTENIMIENTO

LIGA DE PLANES CON EQUIPOS o LOCALIZACIONES (Haga clic para agrandar)

Para ligar un plan de mantenimiento a equipos o localizaciones, seleccione en el catálogo de planes, el plan que desea ligar a sus equipos o localizaciones y a continuación haga clic sobre la acción Ligar plan de mantenimiento a equipos o localizaciones del submenú.

Marque los equipos o localizaciones que desea ligar al plan anteriormente seleccionado y haga clic en Siguiente. Si está ligando un plan de mantenimiento que contiene actividades controladas por lecturas, el MP solicitará teclear la última lectura conocida del equipo y su promedio de uso mensual para finalizar con la liga.

De igual manera es posible ligar planes de mantenimiento a equipos o localizaciones desde sus respectivos módulos.

Seleccione uno o más equipos o localizaciones según el módulo en que se encuentre, haga clic en el submenú Ligar plan de mantenimiento y siga las instrucciones en pantalla.

En la columna Plan asignado, el usuario puede ingresar en cada celda el nombre del plan que desea asignar al equipo. También puede seleccionar varios registros de la lista y asignarles el mismo plan con el botón Asignar plan a equipos seleccionados.

Ligar un plan de mantenimiento con actividades con régimen de lecturas

Hemos visto que la frecuencia con que debe realizarse una actividad se puede establecer por tiempo o por lecturas (Ejemplo kilómetros, horas de uso, piezas producidas etc.).

Cuando una actividad de mantenimiento se controla por el régimen de lecturas o mixto, el control es más preciso ya que depende directamente del uso del equipo y no solamente del tiempo transcurrido. Sin embargo, el control por lecturas y mixto resulta un poco más complejo, ya que obliga al usuario a registrar periódicamente la lectura de uso que marque un odómetro, reloj contador de horas, etc. De igual forma, para poder pronosticar una fecha tentativa de realización de la actividad, es necesario indicar también en estos casos un promedio de uso mensual estimado.

PRÓXIMO MANTENIMIENTO RUTINARIO - LECTURAS

PRÓXIMO MANTENIMIENTO RUTINARIO - LECTURAS (Haga clic para agrandar)

Por lo anterior, al ligar un plan de mantenimiento controlado por lecturas, el MP solicita al usuario que teclee la última lectura conocida del equipo y su promedio de uso mensual.

Para más información respecto al control por lecturas presione aquí.

Desligar planes de mantenimiento

Al momento de desligar un plan de mantenimiento de un equipo o localización, se eliminará el historial de mediciones, recursos (mano de obra, servicios externos y herramientas) y lecturas asociadas a ellos y no será posible registrar nuevos valores hasta ligar nuevamente un plan.

Desde el catálogo planes de mantenimiento, seleccione el plan de mantenimiento que desea desligar del equipo o localización y a continuación haga clic en la acción Desligar plan de mantenimiento del submenú.

Aparecerá una lista con los equipos o localizaciones que están ligados al plan previamente seleccionado. Marque el equipo o localización que desee desligar y luego haga clic en Desligar plan.

Nota: Para desligar un plan de mantenimiento deberá asegurarse que ninguna de las actividades del plan asignado al equipo o localización se encuentre en una OT abierta. Usted podrá seguir registrando mantenimientos no rutinarios en los equipos o localizaciones que no tengan plan asignado.

Mantenimientos próximos y calendarios de mantenimiento

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Mantenimientos próximos y calendarios de mantenimiento

Introducción a mantenimientos rutinarios próximos

La fecha del próximo mantenimiento la calcula el MP con base en la fecha del último mantenimiento que tenemos registrado y la frecuencia con que debe realizarse cada actividad.

PLANES DE MANTENIMIENTO

PRÓXIMO MANTENIMIENTO RUTINARIO (Haga clic para agrandar)

Ejemplo:

PARTE ACTIVIDAD FECHA DEL ÚLTIMO MANTENIMIENTO FRECUENCIA FECHA DEL PRÓXIMO MANTENIMIENTO
(Calculada por el MP)
MOTOR/ BANDA Y POLEAS REVISAR, TENSAR  Y ALINEAR 17 Abril 2015 Cada 6 meses 17 Octubre 2015

En el módulo Mantenimientos rutinarios próximos se pueden consultar las fechas o lecturas del próximo mantenimiento de todos los equipos o localizaciones ligados a un plan de mantenimiento.

Abra el panel de información para consultar el detalle del cálculo del próximo mantenimiento rutinario.

En este módulo, además se pueden generar órdenes de trabajo, adelantar o posponer actividades, fijar fechas, registrar actividades realizadas sin orden de trabajo.

Es importante saber que un atraso o adelanto en la fecha de realización de los trabajos de mantenimiento genera ajustes automáticos en las fechas de mantenimientos subsecuentes.

Sin embargo, si no desea que las fechas del próximo mantenimiento se desfasen o recorran por atrasos o adelantos en la realización de las actividades, utilice la herramienta Fechas Fijas para indicar que desea forzar a que se realicen un día fijo determinado. Esta herramienta se encuentra en el módulo Mantenimientos rutinarios próximos.

Para el caso de actividades controladas por el régimen de lecturas, al editar la actividad, el usuario puede también indicarle al MP que desea forzar su realización en múltiplos exactos.

Mantenimientos rutinarios iniciales

Cuando iniciamos la programación del mantenimiento rutinario de un equipo, el sistema no cuenta con registro del último mantenimiento realizado, lo que nos lleva a la necesidad de indicar manualmente la fecha del último mantenimiento del que se tenga conocimiento. Partiendo de esa fecha el MP calculará automáticamente la fecha del próximo mantenimiento.

La fecha o lectura de arranque es la fecha o lectura a partir de la cual comienza la programación de cada una de las actividades de mantenimiento rutinario.
FECHA DE PRIMER MANTENIMIENTO

FECHA DE PRIMER MANTENIMIENTO (Haga clic para agrandar)

Nota: Por omisión, el MP establece la fecha en la que se realiza la liga del equipo con su plan de mantenimiento como fecha de arranque.

fechas de arranque

fechas inicial Fecha de arranque establecida por omisión al ligar el plan.
fechas inicial Primer mantenimiento programado.
fechas inicial Pronóstico de próximos mantenimientos.

Editar mantenimientos rutinarios iniciales

Si el usuario conoce la fecha o lectura cuando se realizaron por última vez los mantenimientos, mediante el submenú Mantenimientos rutinarios iniciales podrá indicar una fecha o lectura de arranque diferente para cada actividad.

fechas de arranque

fechas inicial Fechas de arranque establecidas por el usuario (último mantenimiento).
fechas inicial Primer mantenimiento programado.
fechas inicial Pronóstico de próximos mantenimientos.

 

Existe también la posibilidad que el usuario quiera establecer una fecha en forma manual para la realización del primer mantenimiento programado. De igual manera con por medio del submenú Mantenimientos rutinarios iniciales podrá editar en forma manual la fecha del primer mantenimiento programado. En este caso, el MP establecerá únicamente como referencia la fecha de arranque a modo que el primer mantenimiento programado se realice en la fecha establecida por el usuario.

fechas de arranque

fechas inicial Fecha de arranque (calculada únicamente para referencia).
fechas inicial Primer mantenimiento programado establecido en forma manual por el usuario.
fechas inicial Pronóstico de próximos mantenimientos.

En la ventana "Editar y confirmar mantenimientos iniciales" el MP habilita la edición directamente en la malla de información. Esto permite seleccionar varias celdas y establecer una misma fecha a la selección utilizando la herramienta Asignar el mismo valor.

Mantenimientos rutinarios iniciales factibles de modificar

La edición de las fechas o lecturas de arranque se realiza una sola vez al iniciar la programación de mantenimientos de un equipo. Una vez aprobados los mantenimientos iniciales o las fechas de arranque, este proceso no vuelve a realizarse.

Una vez que se incluye una actividad en una orden de trabajo, ya no será factible modificar sus mantenimientos iniciales o fechas de arranque.

La columna factible de modificar indica al usuario sobre las actividades que aún no han sido incluidas en una orden de trabajo y por lo tanto resulta factible la edición de sus mantenimientos iniciales o las fechas de arranque.

  • El estado OK indica que uno o varios mantenimientos iniciales pueden ser editados.
  • El estado NO indica que no es posible editar los mantenimientos iniciales.

Confirmar mantenimientos rutinarios iniciales

El MP cuenta con una casilla que permite al usuario dar su visto bueno sobre cada una de las fechas o lecturas con las que iniciará la programación de mantenimientos.

Al confirmar los mantenimientos iniciales o fechas de arranque, el usuario deja asentado en el sistema que ha revisado las fechas o lecturas de arranque y que por lo tanto, se puede proceder a generar las órdenes de trabajo. Esto resulta importante ya que como se mencionó anteriormente, una vez que se incluye una actividad en una orden de trabajo, ya no será factible modificar sus mantenimientos iniciales o fechas de arranque.

La finalidad de esta confirmación es garantizar que el sistema arranca con información real que corresponda a los últimos mantenimientos realizados físicamente a los equipos, sin embargo, si el usuario no confirma, podrá proseguir con la elaboración de órdenes de trabajo con las fechas o lecturas de arranque que se tengan registradas. En estos casos, el MP simplemente presentará un mensaje de alerta en la columna "Estado de los mantenimientos iniciales" para avisar al usuario sobre esta condición.

Calendarios de mantenimiento

Los calendarios de mantenimiento muestran de una forma gráfica la programación de trabajos de mantenimiento, señalando las fechas en las que deben realizarse dichos trabajos. Cada vez que el usuario reporta al MP sobre un trabajo rutinario realizado, el MP reprograma la fecha próxima cuando deba volver a realizarse, ajustando automáticamente los calendarios de mantenimiento.

Desde el módulo de Equipos podemos consultar los calendarios de mantenimiento de los equipos seleccionados en la malla, utilizando la acción del submenú Calendarios de mantenimiento. Esta acción también está disponible en el catálogo de localizaciones.

Calendario de mantenimientos

Con la opción Calendario de mantenimientos simplemente especificamos el número de meses a mostrar (hasta 12 meses) y hacemos clic en Calcular.

El calendario de mantenimientos marca los días que cuentan con actividades de mantenimiento programadas. La programación de los trabajos de mantenimiento se ajusta a la configuración de su semana laboral y días no laborables, de modo que al coincidir trabajos de mantenimiento con días no laborables, el programa pasará el trabajo al siguiente día laborable.

En opciones de configuración el usuario indica al MP los días hábiles de su semana laboral y días festivos o no laborables.

Haciendo doble clic sobre una fecha específica, podemos ver a detalle las actividades que están programadas para realizar en ese día. Es posible identificar si una fecha contiene actividades próximas a realizarse de la siguiente forma:

  • La fecha marcada OK cuenta con al menos una actividad de mantenimiento rutinario próximo.
  • La fecha marcada OK únicamente contiene actividades de mantenimiento rutinario subsecuente (la fecha es calculada por el MP dependiendo directamente de cuándo se realice el mantenimiento próximo).
PLANES DE MANTENIMIENTO

CALENDARIO DE MANTENIMIENTOS (Haga clic para agrandar)

Tablero detallado de mantenimientos

El tablero detallado de mantenimientos muestra a diferencia del calendario de mantenimientos, el detalle de todas las actividades que están programadas en un periodo específico, así como las fechas en que se encuentran programadas. Desde este tablero podremos editar la programación de las actividades de mantenimiento rutinario utilizando la herramienta Adelantar/Posponer actividades.

Para mostrar este tablero es necesario indicar qué periodo de tiempo nos interesa consultar. Debe saber que el cálculo del tablero puede tomar cierto tiempo dependiendo del número de actividades, el periodo de tiempo a consultar y el número de equipos que se haya seleccionado.

El icono de la llave española aparecerá en los días que se tengan programadas actividades de mantenimiento. En el tablero detallado de mantenimientos podemos observar la serie de fechas pertenecientes a una misma actividad, mismas que es posible identificar con los iconos:

  • OK Indica que el equipo tiene mantenimientos próximos a realizarse en ese día.
  • OK Indica que el equipo tiene actividades de mantenimiento rutinario subsecuentes.
  • OK Indica que la actividad es la próxima en realizarse (mantenimiento próximo).
  • OK Indica que la actividad es subsecuente y la fecha se calcula dependiendo de cuándo se realice el mantenimiento próximo, por lo tanto la fecha marcada es tentativa.
  • OK Indica que hay actividades con atraso.
  • OK Indica que las fechas de las actividades fueron ajustadas por el usuario.
PLANES DE MANTENIMIENTO

TABLERO DETALLADO DE MANTENIMIENTOS (Haga clic para agrandar)

Utilice las herramientas de arrastar y soltar en el Planificador para modificar la programación en forma fácil y rápida

Tablero de paros programados

Cuando generamos el plan de mantenimiento rutinario de un equipo o cuando registramos un trabajo de mantenimiento no rutinario, indicamos si el trabajo requiere paro del equipo y en su caso los días de paro requeridos para realizarlo. Los paros programados se efectúan cuando es necesario detener el funcionamiento del equipo o el cierre de una localización para realizar una actividad de mantenimiento.

El Tablero de paros programados refleja los paros que sufrirán todos los equipos en el rango de fechas que le indiquemos el cual puede ser de hasta 12 meses, así como el detalle de las actividades que requieren dicho paro. Como lo mencionamos anteriormente, este tablero también está disponible en el módulo de localizaciones.

PLANES DE MANTENIMIENTO

TABLERO DE PAROS PROGRAMADOS (Haga clic para agrandar)

Planificador

Presione CTRL+F para buscar en el texto desplegado

Planificador

Planificador 

El planificador es una acción del submenú de Equipos y localizaciones que genera un tablero detallado de mantenimientos MODIFICABLE por el usuario.

Planificador
  • OK Indica que el equipo tiene mantenimientos próximos a realizarse en ese día.
  • OK Indica que el equipo tiene actividades de mantenimiento rutinario subsecuentes.
  • OK Indica que la actividad es la próxima en realizarse (mantenimiento próximo).
  • OK Indica que la actividad es subsecuente y la fecha se calcula dependiendo de cuándo se realice el mantenimiento próximo, por lo tanto la fecha marcada es tentativa.
  • OK Indica que hay actividades con atraso.
  • OK Indica que las fechas de las actividades fueron ajustadas por el usuario.
  • OK Indica que las fechas de las actividades fueron ajustadas por el usuario pero aún no se han guardado los cambios.
Utilice la herramienta de arrastrar y soltar para planificar manualmente la fecha de mantenimientos próximos.

Ejemplo práctico. Supóngase que un equipo tiene programado realizar dos actividades en la semana y que dichas actividades presentan un pequeño desfasamiento. Es decir, una actividad quedó programada para el día de hoy y otra actividad para el día siguiente. Con el planificador podemos mover la fecha de estas actividades para que coincidan en un mismo día.

Utilice la herramienta de filtro para el mejor aprovechamiento del planificador.

Ejemplo práctico. Supóngase que durante la semana debemos realizar varias actividades en diferentes días de la semana y en diferentes localizaciones. Utilizando la opción de filtro, podemos filtrar por localización y mover manualmente las fechas para organizar el trabajo a modo que el día lunes se trabaje por ejemplo en los equipos localizados en cuarto de máquinas, el día martes en los equipos localizados en la azotea, etc., etc., haciendo más eficiente así el trabajo del personal de mantenimiento.

Utilice la herramienta adelantar/posponer para habilitar la edición múltiple de las fechas o lecturas de los próximos mantenimientos.

Actividades controladas por lecturas (Ejemplo. Km, Horas de uso, Piezas producidas, etc.)

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Actividades controladas por lecturas

Actividades controladas por lecturas

En la edición de un plan de mantenimiento, hemos visto que el usuario puede indicar la frecuencia con que debe realizarse la actividad con base en tiempo o con base en lecturas. (Ejemplo, kilómetros recorridos, horas de uso, unidades producidas, cantidad de encendidos, ciclos, etc.).

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EDICIÓN DE LA ACTIVIDAD - LECTURAS (Haga clic para agrandar)

Lectura de uso

Cuando decidimos controlar una actividad con base en lecturas, resulta entonces necesario llevar control y actualizar constantemente en el MP la lectura de uso del equipo, entendida ésta como el valor que se obtiene de un odómetro, un contador de piezas producidas o un reloj contador de horas de uso instalado en el equipo, etc..

Promedio de uso mensual estimado

Ahora bien, para poder calendarizar las fechas de actividades controladas por lecturas, el MP necesita además que el usuario indique un promedio de uso mensual estimado.

PRÓXIMO MANTENIMIENTO RUTINARIO - LECTURAS

PRÓXIMO MANTENIMIENTO RUTINARIO - LECTURAS (Haga clic para agrandar)

Ver ejemplo de calendarización de actividades controladas por lecturas

El promedio de uso mensual estimado y la lectura de uso se registran por primera vez al momento de ligar un equipo con un plan de mantenimiento que contiene actividades controladas por lecturas. Posteriormente, el MP podrá calcular el promedio de uso mensual automáticamente apoyándose en el historial de lecturas conforme éstas se van registrando.

Actualización de lecturas

Cuando el plan de mantenimiento de un equipo contiene actividades controladas por lecturas, resulta necesario que el usuario actualice constantemente en el MP la lectura de uso del equipo. Al hacerlo, estará reportando al MP sobre el uso del equipo, a modo que el MP podrá avisar cuando llegue el momento de realizar los diferentes trabajos que se encuentren bajo la modalidad o régimen de lecturas.

Para actualizar la lectura de uno o varios equipos, selecciónelos en el módulo de Equipos y posteriormente seleccione la acción Lecturas de uso desde el Submenú. Recuerde que para tener acceso a la acción del submenú Lecturas de uso, es necesario seleccionar equipos cuyo plan de mantenimiento ligado contenga actividades controladas por lecturas (Ej. Km, Horas de uso, etc.).

Mediante la columna con el ícono OK de la malla de información de módulo equipos, puede identificar fácilmente los equipos que tienen actividades controladas por lecturas, inclusive si tienen lecturas atrasadas. Utilice la herramienta filtro en dicha columna para mostrar los equipos que cumplan con esta condición.

Columnas Equipos

Una vez en la acción del submenú Lecturas de uso, seleccione Actualizar Lecturas en la barra de herramientas para introducir las nuevas lecturas de los equipos y la fechas correspondiente en las que se tomó dicha lectura.

La nueva lectura del contador de un equipo no puede ser menor a la última lectura del contador y sólo se puede registrar una lectura por día.

Cuando aparece un mensaje de alerta porque el valor registrado excedió el promedio de uso mensual, el programa permite confirmar manualmente que el valor tecleado es correcto y continuar.

O bien, si aparece un mensaje de valor incorrecto porque el valor tecleado es menor a la última lectura del contador, existe la posibilidad de que esto se deba a un reinicio del contador. En estos casos, el programa permite confirmar manualmente que el valor tecleado es correcto por reinicio del contador y registrar que el contador ha dado una vuelta.

Con la finalidad de recordar al usuario sobre la necesidad de actualizar las lecturas, al momento de generar órdenes de trabajo, el MP alertará cuando existan equipos cuyo registro de lecturas no se ha actualizado y recomendará actualizar dichas lecturas. En Opciones de configuración el usuario puede configurar cuántos días pueden pasar sin que el MP despliegue recordatorios para actualizar la lectura de los equipos o las marque como atrasadas.

Además, al registrar una lectura, el MP verifica que el valor de esta nueva lectura se encuentre dentro del rango normal de uso del equipo, es decir, que el valor de la lectura registrada concuerde con el estimado de uso mensual. Así, cuando intente capturar una nueva lectura de un equipo que exceda cierto número de veces el promedio de uso mensual, el sistema emitirá un mensaje de alerta. En Opciones de configuración el usuario puede configurar la sensibilidad para la emisión de este mensaje de alerta.

Cálculo automático del promedio de uso mensual

Como ya hemos mencionado, en equipos cuyo plan de mantenimiento contenga actividades controladas por lecturas, el usuario deberá capturar periódicamente en el MP la lectura de uso del equipo, obtenida de un odómetro, reloj contador de horas de uso, contador de piezas fabricadas, etc. Al cabo de un tiempo el MP contará con un historial de lecturas de uso que nos permitirán determinar el Promedio de uso mensual estimado en forma automática.

Existen dos formas de establecer el uso mensual estimado y esto se hace con la herramienta Editar el promedio de uso mensual a la que podemos acceder mediante la acción Lecturas de uso del submenú del módulo de Equipos.

Promedio de uso mensual estimado automático.
El modo automático permite que el MP recalcule constantemente el uso estimado mensual con base en el registro histórico de lecturas de uso, recalculándose automáticamente cada vez que el usuario registra una lectura de uso nueva.

Promedio de uso mensual estimado manual.
En el modo manual el usuario podrá editar manualmente el promedio de uso mensual estimado, mismo que se mantendrá fijo hasta su nueva edición. Como apoyo, el MP contempla un botón Calcular promedio histórico que permite obtener un promedio con base en el registro histórico de lecturas de uso en un periodo de tiempo seleccionado por el usuario.

Reiniciar o reemplazar contador, odómetro, reloj contador de horas de uso, etc.

Los aparatos que marcan el uso de un equipo pueden llegar a reiniciarse al llegar a su lectura máxima. Como ejemplo podemos mencionar el odómetro de un automóvil que al llegar los 99,999 km se reinicia automáticamente y vuele a iniciar a partir de cero.

En la práctica, también suele suceder que por alguna razón requerimos reemplazar el contador, ya sea por uno nuevo con lectura en ceros o uno usado que ya marca una lectura.

Al igual que la herramienta de Actualizar lecturas o Editar el promedio de uso mensual, la herramienta Reiniciar o reemplazar contador se puede ejecutar mediante la acción Lecturas de uso del submenú del módulo de Equipos.

Por los dos casos anteriores (Reinicio o reemplazo de contador), la lectura que se observa físicamente en el contador del equipo, no siempre corresponde con la lectura acumulada o real del equipo.

Al actualizar una lectura, el operador registra la lectura que físicamente observa en el contador. Posiblemente el operador desconoce incluso que el contador reinició o se reemplazó tiempo atrás. Sin embargo, para fines del control del mantenimiento, a nosotros lo que nos interesa es la lectura acumulada, que es la real del equipo. Para estas situaciones de reinicio o reemplazo del contador, el MP contempla la siguiente expresión:

LECTURA BASE + LECTURA DEL CONTADOR

LECTURA BASE + LECTURA DEL CONTADOR = LECTURA ACUMULADA (Haga clic para agrandar)

 

Mientras no reinicie o se cambie el contador, la lectura base siempre será igual a cero y la lectura del contador corresponderá con la lectura acumulada o real del equipo. Cuando reinicia o se cambia el contador, tendremos una lectura base que sumada a la lectura del contador nos dará la lectura acumulada o real del equipo.

Actividades que requieren el monitoreo de una medición o condición del equipo

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Actividades que requieren el monitoreo de una medición o condición del equipo

Existen actividades de mantenimiento que requieren la toma de una medición, como por ejemplo, medir temperatura, vibración, espesor, resistencia de aislamiento, amperaje, etc.

O bien, actividades por ejemplo de revisión, en las que se desea que el encargado de hacer dichas revisiones reporte y deje registro de la condición en la que encontró el equipo o alguna de sus partes.

En la ventana de edición de actividades el MP permite al usuario indicar las actividades que requieran el monitoreo de una medición o condición.

En estos casos, cada vez que reportemos en el MP que la actividad ha sido realizada, el programa pedirá que el usuario indique el valor obtenido de la medición y si el valor que teclee el usuario se encuentra cercano o fuera de los límites permisibles, el MP lo alertará y preguntará si desea levantar en ese momento un reporte en forma automática para solicitar la revisión del equipo.

Nota: El MP permite reportar mediciones en cualquier momento desde el submenú Mediciones del módulo Equipos.

Todos los valores que se registran quedan almacenados en la base de datos para consulta. Con los valores obtenidos, el MP genera una gráfica permitiendo así al usuario predecir una tendencia para anticiparse a la falla.

PLANES DE MANTENIMIENTO

GRÁFICA DE MEDICIONES (Haga clic para agrandar)

La gráfica anterior, así como una tabla de todas las mediciones efectuadas en diferentes fechas, podrá consultarse desde el submenú Mediciones y/o Historiales del módulo de Equipos.

Para determinar el rango de valores cercano a límites, en Opciones de configuración, bajo la pestaña Control de mediciones, el usuario podrá establecer un porcentaje de los valores límites y máximos para determinar el rango que el MP deba considerar como cercano a los límites permisibles establecidos.

TRABAJOS NO RUTINARIOS

Registro y seguimiento de trabajos no rutinarios

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Registro y seguimiento de trabajos no rutinarios

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Generación de órdenes de trabajo 

Los trabajos no rutinarios son actividades de mantenimiento que no se realizan en forma rutinaria, es decir, trabajos por eventuales que no se realizan en forma cíclica y repetitiva.

Por trabajos no rutinarios se entiende que no son repetitivos, es decir, que se realizan una sóla vez.

Como ejemplo representativo de trabajos no rutinarios, podemos mencionar trabajos correctivos para la reparación de fallas o averías. Al ocurrir una falla en un equipo o algún desperfecto en las instalaciones, el administrador del mantenimiento debe registrar la falla en el MP con el fin de generar la orden de trabajo correspondiente para proceder a su reparación. Lo mismo sucede con otros trabajos no rutinarios como podrían ser mejoras, trabajos de apoyo o incluso trabajos preventivos que no necesariamente son rutinarios.

En el módulo Trabajos no Rutinarios, el usuario puede registrar nuevos trabajos, así como editar y consultar todos los trabajos no rutinarios previamente registrados, ya sea que se trate de un trabajo correctivo, mejora, trabajo de apoyo, trabajo preventivo, etc. que deba realizarse a un equipo o a una localización.

Proceso para registrar y atender un trabajo no rutinario

 

Ciclo OTs

Registrar y Editar un trabajo no rutinario

Los trabajos no rutinarios se registran en el módulo Trabajos no Rutinarios o desde los módulos Equipos y Localizaciones, seleccionando el o los equipos y localizaciones y enseguida ejecutando la acción del submenú Trabajos no rutinarios.

TABLA

Con la captura de la información anterior queda perfectamente bien documentado el trabajo, manteniéndose accesible para consulta en todo momento. Además, toda esa información facilita la administración de las órdenes de trabajo y permite la obtención de diversos índices de mantenimiento, conocer los tipos de equipo y los tipos de falla más recurrentes, analizar y graficar los tipos de falla y sus causas raíz, el impacto de las fallas, etc., etc.

Generar orden de trabajo de trabajos no rutinarios

El usuario deberá registrar el trabajo no rutinario y ya sea en ese momento o posteriormente, generar la orden de trabajo correspondiente.

Cuando agregamos un trabajo no rutinario el MP pregunta si desea generar la orden de trabajo correspondiente en ese momento. Sin embargo, si al momento de registrar el trabajo el usuario opta por no generar la orden de trabajo, podrá hacerlo posteriormente con la herramienta Generar orden de trabajo que se encuentra en el submenú del módulo Trabajos no Rutinarios, o con la herramienta Generar OT en el módulo Trabajos en espera de generarles su OT.

Al generar la OT, ésta pasa al módulo Ordenes de Trabajo para su seguimiento.

En ocasiones se da el caso de trabajos no rutinarios que se realizaron sin haber generado una orden de trabajo previa, y sin embargo, para fines de documentar dichos trabajos realizados, debemos registrarlos en el MP. Al momento de registrar un trabajo que ya fue realizado, podrá indicar al MP que el trabajo ya fue realizado. En estos casos el MP genera y cierra la orden de trabajo correspondiente a modo que todo trabajo se encuentre documentado con su correspondiente orden de trabajo.

En la columna “Estado” del módulo Trabajos no Rutinarios el MP nos indica para cada trabajo si éste ya se encuentra contenido en una orden de trabajo, si ya se realizó el trabajo o si aún no se incluye el trabajo en una orden de trabajo, indicando si el trabajo se encuentra en tiempo o atrasado para la generación de su orden de trabajo.

Utilice la herramienta de filtro del módulo Trabajos no Rutinarios para consultar los trabajos atrasados, en tiempo, en OT y/o realizados.

En caso de requerir editar un trabajo no rutinario, seleccione el trabajo y presione la herramienta Editar del módulo Trabajos no Rutinarios, tomando en cuenta que los trabajos que ya se encuentren en una orden de trabajo no podrán ser editados. En caso necesario, podrá cancelar la orden de trabajo en el módulo Ordenes de Trabajo , reeditar el trabajo y posteriormente volver a generar su orden de trabajo.

Para cancelar un trabajo no rutinario que aún no se encuentre contenido en una orden de trabajo, selecciónelo y presione la herramienta Cancelar del módulo Trabajos no Rutinarios. Al igual que en el caso anterior, trabajos no rutinarios que se encuentren en una orden de trabajo no podrán ser cancelados. En caso necesario, deberá cancelar primero la orden de trabajo en el módulo Ordenes de Trabajo y enseguida podrá cancelar el trabajo en el módulo Trabajos no Rutinarios. Cuando se cancela un trabajo no rutinario, éste queda registrado en el MP como cancelado y puede ser consultado en cualquier momento utilizando la herramienta de filtro de la barra de herramientas. En caso de cometer un error en el registro al agregar un trabajo no rutinario , el usuario podrá eliminarlo de su base de datos. Para eliminar un trabajo no rutinario debe seleccionarlo, cancelarlo y posteriormente presionar la herramienta de eliminar de la barra de herramientas.

Tipo de equipo y tipo de falla para el análisis de fallas y causa raíz

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Tipo de equipo y tipo de falla para el análisis de fallas y causa raíz

El Análisis de Fallas y Causa Raíz es un método que permite al administrador del mantenimiento conocer los equipos que más fallan presentan, el tipo de falla más recurrente y las causas raíz de dichas fallas, ayudándolo a tomar acciones correctivas tendientes a atacar los problemas partiendo de los más recurrentes o de mayor impacto.

En el módulo de Análisis de Información, el MP agrupa y organiza la información histórica de tal forma que le será sencillo identificar las fallas más recurrentes y su causa raíz, pero para ello es necesario que al momento de registrar una falla o indicar que la falla ha sido atendida, capture la información referente al tipo de equipo y tipo de falla.

El catálogo auxiliar de Tipo de Falla se organiza formando grupos. Cada grupo corresponde a un Tipo de Equipo diferente.

Tabla

Cabe mencionar que no es necesario contar con un catálogo de tipos de falla previo. Paulatinamente, conforme se van presentando las fallas, podrá ir formando el catálogo auxiliar de tipos de falla.

Por otro lado, tenemos también un Catálogo auxiliar de causas de falla. Dicho catálogo es general para todo tipo de fallas. Adicional al registro del tipo de falla, debe indicarse la causa de la falla seleccionada del siguiente catálogo.

Tabla

Si al momento que registramos la falla no contamos con información referente al tipo de falla, la causa raíz, daño causado, etc., podemos complementar la información al momento de reportar que el trabajo ya se realizó (Actualizar la OT).

ORDENES DE TRABAJO

Generar órdenes de trabajo

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Generar órdenes de trabajo

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Generación de órdenes de trabajo 

Conceptos básicos sobre la generación de una orden de trabajo (OT)

La generación de órdenes de trabajo es un proceso automático que se lleva a cabo cuando el usuario presiona el comando Generar órdenes de trabajo.

Para ello, debe seleccionar primero los trabajos o actividades que desee incluir en una orden de trabajo. Por trabajos deben entenderse actividades de mantenimiento rutinario previamente registradas en un plan de mantenimiento ligado a un equipo y/o Trabajos no rutinarios previamente registrados.

Antes de generar una OT de un trabajo no rutinario (ej. correctivo), éste debe registrarse en el módulo Trabajos no rutinarios.

Antes de generar una OT de un trabajo rutinario, es necesario crear un plan de mantenimiento y ligar el plan con al menos un equipo o localización.

Al Generar órdenes de trabajo, el MP incluye en una orden de trabajo los trabajos seleccionados y genera un número de folio consecutivo para la orden de trabajo.

El número de folio permite dar seguimiento a cada orden de trabajo generada.

Una vez generadas las órdenes de trabajo, la administración, control, actualización y seguimiento de las órdenes de trabajo generadas se lleva a cabo en el módulo Órdenes de Trabajo.

Por versatilidad y facilidad para el usuario, existen diferentes rutas para la generación de órdenes de trabajo. La Opción 1 es el proceso habitual recomendado, sin embargo, existen situaciones en las que resulta más conveniente y sencillo tomar rutas alternativas.

Rutas para la Generación de Órdenes de Trabajo
PASO 1 PASO 2 PASO 3 PASO 4
Opción 1 (Recomendada)
En el menú principal seleccione:

Trabajos en espera de generarles una OT

Muestra TODOS LOS EQUIPOS Y LOCALIZACIONES con actividades rutinarias y no rutinarias que deben realizarse en el periodo. De igual forma muestra todas las actividades que deben realizarse en el periodo a cada uno de los equipos o inmuebles mostrados.
Seleccione las actividades y presione Generar OT

(Utilice la herramienta de filtro para mostrar exclusivamente actividades que cumplan con cierta condición)
Opción 2
En el menú principal seleccione:

Equipos

Muestra el catálogo de equipos.
Seleccione los equipos a los que desea generales una OT.

(Utilice la herramienta de filtro para auxiliarse a hacer la selección de equipos)
En el submenú seleccione:

Trabajos en espera de generarles OT

Muestra LOS EQUIPOS SELECCIONADOS y las actividades rutinarias y no rutinarias que deben realizarse a dichos equipos en el periodo.
Seleccione las actividades y presione la herramienta Generar OT.
Opción 3
En el menú principal seleccione:

Localizaciones/Inmuebles

Muestra el catálogo de localizaciones.
Seleccione las localizaciones a las que desea generales una OT.

(Utilice la herramienta de filtro para auxiliarse a hacer la selección de localizaciones)
En el submenú seleccione:

Trabajos en espera de generarles OT

Muestra LAS LOCALIZACIONES SELECCIONADAS y las actividades rutinarias y no rutinarias que deben realizarse a dichas localizaciones en el periodo.
Seleccione las actividades y presione la herramienta Generar OT.
Opción 4
En el menú principal seleccione:

Mantenimientos rutinarios próximos

Muestra la fecha del próximo mantenimiento de TODAS LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO RUTINARIO, así como su estado, ya sea en tiempo o atrasada.
Seleccione un equipo, localización o una actividad. En el submenú seleccione:

Generar OT de actividades que se desean realizar hoy
Seleccione las actividades que desea incluir en una orden de trabajo y presione Siguiente.
Opción 5 (Para trabajos no rutinarios nuevos)
En el menú principal seleccione:

Trabajos no rutinarios
Si aún no registra el trabajo no rutinario, proceda a registrarlo y siga las instrucciones en pantalla.

Al finalizar el proceso, el software le preguntará si desea genera una orden de trabajo en ese momento.

 

 

Opción 6 (Para trabajos no rutinarios previamente registrados y aún no incluidos en una OT)
En el menú principal seleccione:

Trabajos no rutinarios

Muestra la lista de todos los trabajos no rutinarios previamente registrados.
Seleccione el trabajo no rutinario para el cual desee generar una OT.

(Utilice las herramientas de filtro para mostrar sólo trabajos atrasados no incluidos aún en una OT)
En el submenú seleccione:

Generar OT de actividades que se desean realizar hoy
Siga las instrucciones en pantalla.

Periodo de las OT (orden de trabajo)

En Opciones de configuración de las Órdenes de Trabajo, el usuario puede establecer el tipo de periodo con el que desea generar sus órdenes de trabajo.

Normalmente el tipo de periodo es un parámetro del sistema que debe mantenerse fijo, sin embargo, puede modificarse en cualquier momento a criterio del administrador.

Se sugiere iniciar la implementación estableciendo el periodo con corte semanal y posteriormente, de acuerdo a las necesidades del usuario, podrá modificar el tipo de periodo.

Periodo OTs

Corte diario - La generación de órdenes de trabajo se realiza en forma diaria, así como la actualización de trabajos realizados y cierre de las mismas.

Corte semanal (Recomendado) - La generación de órdenes de trabajo se realiza una vez a la semana y en ellas se plasman todas las actividades que deben realizarse en la semana. Al final o en el transcurso de la semana, se van actualizando en el MP los trabajos realizados.

Corte mensual - La generación de órdenes de trabajo se realiza una vez al mes y en ellas se plasman todas las actividades que deben realizarse en el mes. Al final o en el transcurso del mes, se van actualizando en el MP los trabajos realizados.

Generar OTs desde el módulo Trabajos en espera de generarles una Orden de trabajo

En este módulo se presentan todos los trabajos, rutinarios y no rutinarios que deben realizarse en el periodo.

Para la generación automática de las órdenes de trabajo de todos los trabajos que deben realizarse en el periodo, recomendamos acceder a este módulo.

El MP calcula automáticamente la fecha de los próximos mantenimientos de cada actividad, con base en la frecuencia con que debe realizarse la actividad y la fecha en que ésta se realizó por última vez.

PLANES DE MANTENIMIENTO

PRÓXIMO MANTENIMIENTO RUTINARIO (Haga clic para agrandar)

Ejemplo:

PARTE ACTIVIDAD FECHA DEL ÚLTIMO MANTENIMIENTO FRECUENCIA FECHA DEL PRÓXIMO MANTENIMIENTO
(Calculada por el MP)
MOTOR/ BANDA Y POLEAS REVISAR, TENSAR  Y ALINEAR 17 Abril 2015 Cada 6 meses 17 Octubre 2015

En el módulo Trabajos en espera de generarles una OT, se presenta una lista con todas las actividades cuya fecha del próximo mantenimiento coincide con el periodo actual, es decir, en el día, en la semana o en el mes actual. De igual forma, se presentan en la lista las actividades cuyos mantenimientos se rigen por lecturas, cuando la fecha estimada de realización coincida con el periodo, basada en la última lectura de uso registrada y el promedio de uso mensual estimado.

En el listado, aparecen tanto actividades rutinarias como actividades no rutinarias programadas para realizarse en el periodo.

Desde esta ventana, el usuario podrá seleccionar las actividades que desee incluir y generar su orden de trabajo para que sean atendidas físicamente por el personal de mantenimiento.

Cabe mencionar que en el listado no aparecerán actividades de equipos o localizaciones que estén fuera de servicio durante el periodo.

Seleccionar trabajos y generar OT (orden de trabajo)

Para generar una orden de trabajo, el usuario deberá seleccionar primero las actividades cuya fecha del próximo mantenimiento coincide con el periodo actual y que desee incluir en una orden de trabajo. Una vez seleccionadas bastará con presionar la herramienta Generar OT para que el MP les genere una orden de trabajo con un número de folio consecutivo.

Al generarles su orden de trabajo, las actividades seleccionadas dejan de aparecer en la lista de Trabajos en espera de generarles una OT y su control, administración y seguimiento pasa a partir de ese momento al módulo de Órdenes de Trabajo.

Una vez generadas las órdenes de trabajo correspondientes e incluidas todas las actividades en su correspondiente orden de trabajo, la lista de Trabajos en espera de generarles una OT quedará vacía, ya que todas las actividades por atender en el periodo estarán contenidas en una o varias órdenes de trabajo.

Por lo tanto, será responsabilidad del administrador del mantenimiento, entrar al módulo Trabajos en espera de generarles una OT por lo menos una vez al inicio del periodo y generar las órdenes de trabajo correspondientes para los trabajos que en la lista se presenten.

Si por alguna razón no desea generar una orden de trabajo para ciertas actividades que se presenten en la lista, podrá optar por posponer la fecha de su realización. Una vez generadas todas las órdenes de trabajo del periodo, el administrador de mantenimiento podrá avocarse a su administración y seguimiento en el módulo Órdenes de Trabajo.

Utilice las herramientas de filtro para generar OTs agrupadas por especialidad.
Utilice las herramientas de filtro para marcar y generar las OTs de actividades que deban atenderse con mayor prioridad.

La herramienta de filtro permite filtrar el listado de actividades para escoger de entre todo el listado de actividades que deben atenderse, por ejemplo aquellas que a juicio del administrador del mantenimiento deban atenderse con mayor prioridad, en función de su atraso, prioridad de la actividad, etc.. Otro ejemplo de la funcionalidad de la herramienta de filtro podría consistir en filtrar por cierta especialidad de la actividad y generar órdenes de trabajo agrupadas por especialidad.

Adelantar o posponer actividades

Cuando el administrador requiera cambiar la fecha de realización de las actividades de mantenimiento, ya sea, adelantar o atrasar actividades por algún motivo, podrá hacerlo en el módulo de Trabajos en espera de generarles una OT.

Para posponer las actividades, el administrador deberá seleccionar las actividades que requiere que se realicen en otro momento, y una vez seleccionadas presionar la herramienta Posponer actividad al siguiente periodo. Las actividades seleccionadas serán eliminadas del listado de Trabajos en espera de generarles una OT y volverán a mostrarse cuando inicie el siguiente periodo.

En caso que el usuario necesite modificar la fecha del mantenimiento a un día en especifico, podrá realizarlo con la herramienta Adelantar/posponer actividad. Al utilizar esta herramienta podrá cambiar los trabajos a una fecha especifica en la que requiera que se realicen. De esta forma las actividades serán eliminadas del listado, hasta el periodo de la nueva fecha programada.

Cuando se pospone manualmente la fecha de realización de una actividad, el MP permite dejar asentado el motivo del cambio en la programación, mismo que podrá consultarse en cualquier momento.

Dentro del módulo Mantenimientos rutinarios próximos podrá Adelantar o posponer las actividades de todos los equipos o inmuebles con un plan de mantenimiento ligado.

En la ventana "Adelantar/Posponer actividades" el MP habilita la edición múltiple de las fechas y lecturas de las actividades del equipo previamente seleccionado. Esto permite seleccionar varias celdas y Asignar el mismo valor ya sean fechas o lecturas.

Si necesita recorrer la fecha de la actividad un número exacto de días utilice la herramienta Adelantar/Posponer un número de días.

Cálculo de la duración de los trabajos, asignación de responsable y distribución de las cargas de trabajo

En el módulo Trabajos en espera de generarles una OT el administrador selecciona las actividades que quiere incluir en una orden de Trabajo. La herramienta consultar duración calcula el tiempo que tomará realizar las actividades en base al tiempo estimado previamente registrado en el plan de mantenimiento, permitiendo gestionar la duración estimada de la OT previo a su creación.

Al crear la orden de trabajo, el MP nos permite asignar un responsable para realizar dicha OT. Esta herramienta muestra el catálogo de Mano de obra y de Proveedores de servicios, del cual el usuario podrá elegir al responsable.

Al momento de asignar responsables a las órdenes de trabajo, el MP presenta una gráfica que indica la cantidad y duración de órdenes de trabajo asignadas a cada responsable o proveedor externo de servicios, ayudando así a balancear la distribución de las cargas de trabajo.

Generar OTs desde el módulo Mantenimientos rutinario próximos

Desde este módulo, podemos generar órdenes de trabajo de cualquier trabajo rutinario, sin importar si su fecha programada coincide o no con el periodo actual.

La funcionalidad del MP nos permite generar órdenes de trabajo para actividades que su próximo mantenimiento no corresponde al periodo actual. Es decir, podrá generar una orden de trabajo de cualquier actividad de mantenimiento próximo de cualquier equipo o inmueble cuando así lo desee. El administrador podrá generar éstas órdenes de trabajo desde el módulo Mantenimientos rutinarios próximos.

Al abrir el módulo se observa una lista de todos los equipos e inmuebles con un plan de mantenimiento ligado. Aquí se observa la fecha programada para realizar cada una de las actividades que conforman el mantenimiento.

Para generar una orden de trabajo, utilizar la herramienta Generar OT de las actividades que se desean realizar el día de hoy ubicada en el Submenú.

Se mostrará una lista de todos los equipos e inmuebles junto con las actividades de mantenimiento próximo que no se encuentren dentro de una orden de trabajo. De la lista anterior el usuario deberá seleccionar los trabajos que desee se realicen en este momento e incluyan en una orden de trabajo. Lo anterior generará una orden de trabajo cuya administración pasará al módulo de órdenes de trabajo.

Adelantar o posponer mantenimientos próximos

En el módulo Mantenimientos rutinarios próximos es posible adelantar o posponer manualmente las fechas del mantenimiento próximo calculado por el sistema. Cuando esto sucede, queda asentado en el sistema que el usuario modificó manualmente la fecha programada y se deja la posibilidad de que la persona que la haya adelantado o pospuesto, documente la razón por la cual lo hizo, como por ejemplo, falta de liberación del equipo por producción, falta de repuestos, etc.. Ahora bien, si el trabajo se encuentra contenido en una orden de trabajo abierta, esta acción queda deshabilitada.

Registrar actividades rutinarias realizadas sin OT

Cuando una actividad se realizó sin antes encontrarse dentro de una orden de trabajo, el usuario puede registrar estas actividades como realizadas en el MP. De esta forma, si el personal de mantenimiento realizó una actividad a la que no se le generó una OT previamente, al registrarla como realizada, el MP calculará su mantenimiento próximo a partir de esta fecha de acuerdo a su plan de mantenimiento.

Para registrar una actividad como realizada, el usuario deberá ingresar al módulo de Mantenimientos rutinarios próximos. Al abrir el módulo se observará una lista de todos los equipos e inmuebles con un plan de mantenimiento ligado. Deberá utilizar la herramienta Registrar actividades realizadas sin OT ubicada en el Submenú y seleccionar de la lista de trabajos los ya realizados.

Lo anterior generará una orden de trabajo con folio consecutivo en la que se marcaran todas las actividades dentro de esta orden como ya realizadas. La administración de esta orden de trabajo pasará al módulo Órdenes de trabajo.

Generar OTs desde el módulo Trabajos no rutinarios

Desde este módulo, podemos generar la orden de trabajo de cualquier trabajo no rutinario previamente registrado, sin importar si su fecha programada coincide o no con el periodo actual.

Al registrar un trabajo un trabajo de mantenimiento no rutinario, el MP da la opción de crear la orden de trabajo en ese momento.

Si al momento de agregar o registrar un trabajo no rutinario decidió no crear su orden de trabajo en ese momento, desde el Submenú del módulo Trabajos no rutinarios, es posible generar la orden de trabajo de cualquiera de los trabajos que se encuentren registrados en dicho módulo, independientemente de su fecha programada.

Modificar la fecha programada para realizar un trabajo no rutinario

Desde el módulo Trabajos no rutinarios podemos modificar la fecha programada para realizar el trabajo, siempre y cuando éste no se encuentre en una orden de trabajo.

Registrar trabajos no rutinarios realizados sin OT

En la práctica, es común que algunos trabajos por premura o cualquier otra situación se realicen sin haber generado una orden de trabajo previa. Para control histórico de dichos trabajos, el MP permite registrar trabajos no rutinarios que se realizaron sin una OT. O bien, si el trabajo ya se encontraba registrado y se realizó sin antes haber generado una OT, desde el Submenú del módulo Trabajos no rutinarios existe la acción de indicar que el trabajo se realizó sin una OT. En estos casos, el MP genera una orden de trabajo con un número de folio consecutivo y la marca como realizada, permitiendo así la consulta de todos los trabajos realizados.

Generar OTs desde el módulo de equipos y localizaciones

Otra forma de generar órdenes de trabajo es a través de los módulos Equipos y Localizaciones/inmuebles.

Esta ruta es la opción recomendada cuando deseamos generar las órdenes de trabajo de un equipo específico o de una selección de equipos ya que podemos aprovechar todas las opciones de filtro que éste módulo ofrece para ubicar y seleccionar los equipos cuyas órdenes de trabajo deseamos generar.

Al generar órdenes de trabajo desde el módulo de Equipos, será fácil seleccionar los equipos que cumplan con cierta condición, por ejemplo de localización, y generar una orden de trabajo que contenga todos los trabajos que deben realizarse en el periodo a los equipos ubicados en dicha localización.

Seleccione uno o varios equipos del catálogo de Equipos y enseguida utilice la acción Trabajos en espera de generarles una OT del submenú de dicho módulo. Acto seguido se muestra una lista de las actividades de los equipos seleccionados que deben realizarse en el periodo. Seleccione las actividades que desea incluir en una orden de trabajo y presione la herramienta Generar OT.

El MP permite incluir varios equipos seleccionados en una misma orden de trabajo, si así lo desea.

Equipos y localizaciones fuera de servicio

El MP permite suspender de manera temporal la programación de trabajos de mantenimiento rutinario de equipos y localizaciones que se encuentren fuera de servicio.

Al marcar los equipos o localizaciones fuera de servicio, el tiempo se congela para estos. Es decir, las fechas de mantenimientos próximos que se tenían inicialmente programadas, el MP las recalcula, desplazándolas un periodo de tiempo igual al tiempo que estarán fuera de servicio.

Para establecer uno o varios equipos fuera de servicio, seleccione el o los equipos deseados en el módulo Equipos y posteriormente seleccione la acción del submenú Equipos fuera de servicio.

En la ventana Establecer o modificar estado de los equipos fuera de servicio seleccione un equipo y haga clic en la herramienta Agregar (poner) equipo fuera de servicio. Indique el periodo que el equipo estará fuera de servicio y haga clic en Aceptar. Si el equipo tiene actividades controladas por lecturas, será necesario actualizar lecturas.

No podrá poner el equipo fuera de servicio si hay actividades del equipo incluidas en una OT abierta, o bien, si el equipo no se ha ligado a un plan de mantenimiento.

Para poner localizaciones fuera de servicio el procedimiento es el mismo pero desde el módulo de Localizaciones/immuebles.

Administración, consulta, impresión, actualización y seguimiento de órdenes de trabajo

Presione CTRL+F para buscar en el texto desplegado

Administración, consulta, impresión, actualización y seguimiento de órdenes de trabajo

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Actualizar orden de trabajo 

Introducción a la administración, control y seguimiento de las órdenes de trabajo

Una vez generadas las órdenes de trabajo, la administración, consulta, actualización y seguimiento de las órdenes de trabajo generadas se lleva a cabo en el módulo Órdenes de Trabajo.

Al momento generar una orden de trabajo, el MP asigna un número de folio consecutivo para cada orden de trabajo generada y las concentra en el módulo Órdenes de Trabajo, a modo que en éste módulo el usuario podrá consultar, imprimir, actualizar, cancelar y cerrar las órdenes de trabajo generadas.

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ÓRDENES DE TRABAJO(Haga clic para agrandar)

Al ingresar al módulo, se presenta una lista de todas las órdenes de trabajo generadas y al seleccionar una de ellas, en el panel inferior se muestra el detalle de las actividades que conforman la orden de trabajo seleccionada y las fechas para su realización. En el panel de información podrá consultar más detalles de la OT seleccionada.

Utilice las herramientas de ordenar y filtrar para localizar fácilmente la orden de trabajo que desea consultar, imprimir, actualizar, cancelar, marcar lista para cerrar o cerrar.
Utilice la herramienta del filtrar OTs para limitar la consulta de las órdenes de trabajo por estado de la OT (abiertas, cerradas, canceladas) o por responsable.

Estado o ciclo de una orden de trabajo

 

Ciclo OTs

Al momento de generar una orden de trabajo, su estado aparece como orden de trabajo abierta. Una orden de trabajo abierta es una OT en espera de ser atendida por el personal de mantenimiento.

Actualizar OT

Conforme se realizan físicamente los trabajos contenidos en una orden de trabajo, el administrador de mantenimiento deberá retroalimentar en el sistema el progreso de la OT, indicando o marcando los trabajos realizados. A este proceso le llamamos en el MP Actualizar OT.

Para actualizar los trabajos realizados, seleccione la orden de trabajo y presione la herramienta Actualizar OT. Enseguida se abre una ventana mostrando las actividades contenidas en la orden de trabajo.

Marque con el apuntador del “mouse” las fechas cuando se realizaron cada una de las actividades.

Para un mejor control visual, una columna de la malla del módulo muestra el progreso o porcentaje realizado de cada OT.

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ACTUALIZAR ÓRDENES DE TRABAJO(Haga clic para agrandar)

Al momento de actualizar una orden de trabajo, el MP permite registrar mediciones, incluir imágenes de cómo se encontraba el equipo antes y después de realizados los trabajos, registrar lecturas y registrar consumos de repuestos y servicios externos.

En caso que el trabajo de mantenimiento requiera la toma de una medición, el MP automáticamente desplegará una ventana para que ingrese la medición tomada.

Cuando se actualiza la orden de un trabajo no rutinario además podrá incluir el procedimiento realizado, la causa de la falla, imagenes y agregar las actividades de mantenimiento rutinarias que se realizaron como consecuencia de una reparación determinada.

Una columna de la malla del módulo muestra en forma gráfica el progreso o porcentaje de avance de cada OT.

Marcar OT lista para cerrar

Cuando actualiza una OT e indica que todos los trabajos contenidos en la OT fueron realizados, el MP marca automáticamente la OT como una orden de trabajo lista para cerrarse, toda vez que no hay más que trabajar en ella.

Sin embargo, en la práctica es común que por diversas razones no sea posible realizar físicamente la totalidad de los trabajos contenidos en la OT. En estos casos, sólo se actualizan o marcan los trabajos que físicamente sí fue posible realizar y manualmente se marca la OT como lista para cerrar, indicando con ello que no se trabajará más en dicha OT.

Antes de cerrar una OT, debe marcarse que la OT está "Lista para cerrar".

Utilice la herramienta Marcar OT lista para cerrar ubicada en la barra de herramientas o en el submenú del módulo para marcar manualmente varias OTs seleccionadas como listas para cerrar.

Cerrar OT

Al vencer el periodo de la OT, ésta deberá cerrarse, independientemente de que se hayan realizado o no los trabajos contenidos en ella.

Al cerrar la OT, los trabajos rutinarios realizados se reprograman automáticamente de acuerdo con su plan de mantenimiento y los trabajos que no se hayan realizado, vuelven a aparecer en la lista de trabajos pendientes de generarles una OT, a modo que podrá generar una nueva OT conteniendo los trabajos que por alguna razón no fue posible realizar en el periodo.

En una columna de la malla del módulo Órdenes de Trabajo se muestran las órdenes de trabajo vencidas.

Utilice la herramienta de filtro para seleccionar las órdenes de trabajo vencidas y listas para cerrar.

Seleccione una OT y presione la herramienta Cerrar OT al día de hoy de la barra de herramientas para cerrarla.

Para cerrar varias órdenes de trabajo al mismo tiempo, selecciónelas y despliegue el submenú del módulo. Utilice la acción Cerrar al día de hoy del submenú.

En caso que el administrador quiera documentar observaciones respecto a órdenes de trabajo cerradas sin haber concluido los trabajos, podrá hacerlo con la herramienta observaciones, dejando así constancia del motivo de tal situación.

Todas las órdenes de trabajo cerradas quedan disponibles para consulta. Utilice las opciones de filtro para visualizar las órdenes de trabajo de un periodo determinado.

Alerta de OTs vencidas

En el módulo de Alertas, el MP presenta las órdenes de trabajo vencidas que han excedido la tolerancia en días para actualizarlas y cerrarlas. En opciones de configuración el usuario establece dicha tolerancia de acuerdo a su propio criterio.

En el módulo de Alertas, el usuario podrá marcar dichas órdenes como listas para cerrar y cerrarlas, a modo de no estar acarreando OTs vencidas por demasiado tiempo.

Cancelar una orden de trabajo

Para cancelar una orden de trabajo generada, selecciónela y presione la herramienta Cancelar OT.

Al momento de cancelar una orden de trabajo, el MP permite documentar observaciones respecto al motivo de la cancelación.

No se podrán cancelar las órdenes de trabajo que ya fueron actualizadas, es decir, cuando parte de las actividades que conforman la orden ya se marcaron como realizadas, de tal forma que una vez que se comenzó a trabajar la orden de trabajo, deberá cerrarse para terminar de trabajar con ella.

Imprimir orden de trabajo

En el módulo de Órdenes de Trabajo podemos imprimir las órdenes de trabajo utilizando la herramienta imprimir/imprimir órdenes de trabajo seleccionadas.

En opciones de configuración, el usuario puede establecer las opciones de impresión predeterminadas.

Asignar responsable a una orden de trabajo y distribución de cargas de trabajo

Presione CTRL+F para buscar en el texto desplegado y distribución de cargas de trabajo

Asignar responsable a una orden de trabajo

En el módulo Órdenes de Trabajo podrá asignar y/o modificar el responsable de una o múltiples órdenes de trabajo. Para esto deberá seleccionar las órdenes de trabajo del listado y seleccionar la herramienta Asignar responsable del submenú.

Responsable es la persona a cargo de cada orden de trabajo. En muchas ocasiones el responsable es la misma persona que realiza físicamente los trabajos, sin embargo, puede no siempre ser así.

En el módulo Mano de Obra podemos dar de alta un catálogo de mano de obra en donde se registra el nombre y la especialidad de todo el personal de mantenimiento, incluyendo a los responsables. Cuando asignamos un responsable a una o varias órdenes de trabajo, el MP totaliza el tiempo estimado para realizar los trabajos contenidos en cada orden de trabajo y lo acumula al responsable asignado. Lo anterior permite conocer gráficamente la distribución de la duración de las órdenes de trabajo asignadas al personal, ayudando al administrador de mantenimiento a balancear las cargas de trabajo. De igual forma podremos conocer la cantidad de OTs abiertas asignadas a cada uno de ellos al momento de asignar los trabajos.

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ASIGNAR RESPONSABLE A UNA ORDEN DE TRABAJO(Haga clic para agrandar)

Para asignar un responsable, la orden de trabajo debe estar abierta.

Ahora bien, el MP permite llevar control del tiempo del personal de mantenimiento invertido en las diferentes órdenes de trabajo. En el módulo Bitácora de mano de obra el usuario podrá registrar manualmente el tiempo invertido de las diferentes personas que intervinieron en cada orden de trabajo, a modo que para una misma orden de trabajo, podremos registrar la participación de diferentes personas.

En el módulo de Análisis de Información, podremos obtener gráficas referentes al tiempo trabajado o reportado por el personal de mantenimiento en un periodo determinado.

Para simplificar el registro de la mano de obra consumida, existe la opción de que se genere automáticamente el consumo del responsable asignado a la OT al momento de cerrarla, partiendo de los tiempos estimados de las diferentes actividades contenidas en la OT. Si desea generar automáticamente el consumo del tiempo del responsable asignado, vaya a opciones de configuración y marque la casilla correspondiente.

CATÁLOGOS DE RECURSOS: REPUESTOS, CONSUMIBLES, MANO DE OBRA, PROVEEDORES EXTERNOS, SERVICIOS Y HERRAMIENTAS

Introducción a recursos

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Introducción a recursos

Una parte fundamental en la administración del mantenimiento es el control de los repuestos, consumibles, mano de obra, servicios externos y herramientas necesarios para realizar los trabajos de mantenimiento.

El MP Profesional y Empresarial incluyen el programa de Inventario de Repuestos que permite controlar las existencias de consumibles y repuestos, movimientos de entradas y salidas, surtir vales, calcular el abastecimiento, etc. Desde el MP es posible conectar las bases de datos del inventario para realizar consultas, generar vales de almacén y registrar consumos de repuestos.

Con el MP Profesional y Empresarial se incluye además el programa de Control de Herramientas que permite controlar los resguardos y devoluciones de las herramientas entregadas a los trabajadores. Desde el MP será posible consultar las existencias de herramientas necesarias para realizar un trabajo.

En el Catálogo de Mano de Obra se registra la información del personal interno involucrado en las actividades de mantenimiento y en el Catálogo de proveedores y servicios, se registran los proveedores de servicios externos con los servicios que ofrece cada uno.

Para el control de los recursos es necesario crear un catálogo de cada uno de los recursos previamente mencionados. Los catálogos de mano de obra y servicios externos se crean en el MP; el catálogo de repuestos, en el programa de Inventario de Repuestos y el catálogo de herramientas, en el programa de Control de herramientas.

La información registrada en los catálogos de recursos permite documentar los repuestos que utiliza cada equipo y los recursos necesarios para realizar las diferentes actividades de mantenimiento. Al registrar los consumos de repuestos, consumibles, mano de obra, servicios externos y herramientas se pueden realizar consultas sobre los recursos utilizados en cada equipo y analizar costos de mantenimiento.

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Recursos(Haga clic para agrandar)

Creación de catálogo de repuestos y almacenes en el Inventario de repuestos

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Creación de catálogo de repuestos y almacenes en el Inventario de repuestos

El Inventario de Repuestos es un programa que permite controlar las existencias de repuestos y consumibles, generar movimientos de entradas y salidas, surtir vales, calcular el abastecimiento, generar requisiciones etc. y es en esta aplicación en donde se genera el Catálogo de Repuestos.

Para comenzar la implementación del inventario de repuestos, debe crear un catálogo de repuestos en donde se incluyen todos los productos necesarios para realizar los trabajos de mantenimiento.

Para más información sobre la creación del catálogo de repuestos, creación de múltiples almacenes, registro de existencias iniciales, movimientos de entradas y salidas, cálculo de la rotación, niveles mínimos, máximos y óptimos, cálculo abastecimiento, etc., consulte la ayuda del inventario de repuestos. Para más información sobre la creación del catálogo de repuestos, creación de múltiples almacenes, registro de existencias iniciales, movimientos de entradas y salidas, cálculo de la rotación, niveles mínimos, máximos y óptimos, cálculo abastecimiento, etc., consulte la ayuda del inventario de repuestos.

Consulta de repuestos desde el MP

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Consulta de repuestos desde el MP

Ligar bases de datos de inventario de repuestos al MP

El personal de mantenimiento necesita consultar las existencias y características de los repuestos necesarios para realizar los trabajos de mantenimiento. La conexión entre el programa Mp y el programa de inventario de repuestos permite que se comparta la información entre estas dos aplicaciones para: crear vales, registrar consumos, generar flujos de recursos y consultar la información de los repuestos y consumibles.

Pasos para ligar la bases de datos del MP con un almacén del inventario de repuestos:

1. Ingrese al MP con la base de datos que desea conectar al inventario de repuestos.

2. Seleccione el módulo de Repuestos del Menú del programa MP gestión de mantenimiento. Se mostrará una ventana con la lista de las bases de datos del inventario de repuestos.

3. Seleccione la base de datos que desea ligar. Se cargaran los almacenes contenidos en dicha base de datos.

4. Seleccione el almacén que desea conectar con la base de datos del MP.

Nota: La conexión entre el MP y el inventario de repuestos solo permite que cada base de datos del MP se encuentre ligado con un almacén específico, en cambio, varias bases de datos pueden estar ligadas a un mismo almacén.

Consulta de repuestos

Una vez establecida la liga entre el inventario de repuestos y el MP, la consulta de repuestos se realiza entrando al módulo de repuestos desde el menú del MP. En el módulo se mostraran todos los repuestos que se encuentran en el almacén con la información más relevante, incluyendo: existencias actualizadas, características, imágenes, asignación a equipos etc.

Utilice las mallas para realizar búsquedas y filtrar la información para encontrar fácilmente los repuestos necesarios.

Se recomienda realizar la consulta de repuestos previo a iniciar los trabajos de mantenimiento, evitando así, el contratiempo de iniciar un trabajo de mantenimiento y que no se cuenten con los repuestos necesarios en el almacén.

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Catálogo de repuestos (Haga clic para agrandar)

Mano de obra

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Mano de obra

Catálogo de mano de obra

Para comenzar a registrar a los trabajadores en el sistema, ingrese al módulo de Mano de Obra del MP. En la pantalla se mostraran las tarjetas de información correspondientes a cada trabajador de mantenimiento. Para agregar un nuevo trabajador presione la herramienta de Agregar que se encuentra en la barra de herramientas. Se abrirá una ventana para capturar la información del nuevo elemento junto con imágenes y archivos anexos.

Una vez que tenga el registro del personal de mantenimiento puede editar o eliminar la información con las herramientas que se encuentran en la barra de herramientas.

El registro de la clasificación del trabajador podrá facilitar posteriormente la asignación de las actividades de mantenimiento al crear órdenes de trabajo.
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Tarjeta de información de personal de mano de obra(Haga clic para agrandar)

Registro de costo de mano de obra

El MP permite registrar el costo del trabajo de mano de obra del departamento de mantenimiento. El costo de mano de obra se ingresa de forma manual por medio del costo total mensual del departamento, es decir, se ingresa el total de la nómina del personal. De esta forma se tiene de forma exacta el costo por concepto de mano de obra, obteniendo mejores reportes y análisis de costos.

Para ingresar el costo de mano de obra, ingrese al módulo de Mano de Obra, posteriormente ingrese al submenú y seleccione la acción de costo de mantenimiento. Se abrirá una ventana con una malla para capturar el costo de mano de obra mensual.

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Registro de costo de mano de obra)

Proveedores y servicios

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Proveedores y servicios

El módulo de proveedores y servicios permite realizar la consulta y generar el catalogo los proveedores y los servicios que ofrece. Estos servicios podrán ser asociados a las actividades de mantenimiento de los equipos, con la finalidad de reportar los costos de mantenimiento de trabajos realizados por proveedores externos.

Catálogo de proveedores

El primer paso para el registro de los proveedores externos es la creación de un catálogo.

Ingrese al módulo de Proveedores y servicios para comenzar a generar el catálogo de proveedores y servicios. Dentro del moduló observará las tarjetas de información de cada proveedor junto con los servicios que ofrece cada uno.

Para agregar un nuevo proveedor seleccione la herramienta de Agregar de la barra de herramientas. En la nueva ventana deberá capturar la información del proveedor externo: Nombre, Dirección, clasificación, teléfono, página web y la lista de personas de contacto. También puede agregar los servicios proporcionados por el proveedor si dispone de la información en ese momento. Seleccione la pestaña de servicios y presione la herramienta de agregar para registrar la información del servicio: costo, garantía y una breve descripción.

Si requiere agregar servicios posteriormente, seleccione al proveedor de servicios y presione la herramienta de editar de la barra de herramientas.

Asignación de recursos a equipos y actividades de mantenimiento

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Asignación de recursos a equipos y actividades de mantenimiento

Una vez que se tienen los diferentes catálogos de recursos (Repuestos, herramientas, mano de obra y proveedores y servicios), podrá realizar la asociación de recursos a los equipos de mantenimiento. La asociación de los recursos consiste en establecer para cada una de las actividades de mantenimiento rutinario de los equipos, los repuestos, mano de obra, servicios externos y herramientas necesarios para realizarlas.

La asociación de recursos permite:

1. Documentar los recursos requeridos para la realización de las actividades de mantenimiento.

2. Generar vales de repuestos en forma automática.

3. Generar el flujos de recursos considerando la frecuencia de las actividades de mantenimiento y los repuestos necesarios.

En el MP se pueden hacer dos tipos de asignaciones; se puede asignar recursos a los equipos y localizaciones, o asignar recursos a las actividades de mantenimiento de los equipos.

Los recursos que se asignan a los trabajos de mantenimiento, son los recursos que se van a utilizar en la realización de estas actividades. Por ejemplo, suponga que para realizar el mantenimiento mayor de un automóvil requiere cambiar los filtros de aire y realizar un cambio de aceite; entonces, a la actividad de mantenimiento mayor deberá asignarle un filtro de aire y un litro de aceite como repuestos y consumibles.

El asignar recursos a las actividades de mantenimiento de un equipo permite generar vales de almacén de forma automática al momento de generar las órdenes de trabajo y también le permitirá generar el flujo de recursos.

También se pueden asignar recursos a equipos no relacionados a actividades de mantenimiento, estos recursos están orientados hacia repuestos específicos de los equipos, que aunque no se requieren de forma rutinaria, se pueden necesitar para realizar reparaciones o mejoras al equipo. La función de asignar recursos a nivel de equipo es de mucha utilidad cuando se ha adquirido un nuevo equipo y requiere documentar los repuestos y herramientas que se incluyen con el equipo.

Para realizar la asignación de recursos, entre al módulo de equipos y seleccione en el catálogo el equipo al que desee asignar recursos. Posteriormente en el submenú seleccione la herramienta de asociar.

En la ventana de la herramienta de asociar se mostrarán los recursos asociados al equipo y los recursos asociados a las actividades del equipo. Dependiendo del tipo de asociación que desee realizar seleccione la pestaña correspondiente.

Nota: El equipo debe tener un plan de mantenimiento ligado para poder realizar la asignación de recursos a las actividades del equipo.

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Recursos asociados (Haga clic para agrandar)

Opción 1. Asignar recursos a actividades del equipo

Se abrirá una ventana en donde se muestran las actividades que contiene el plan de mantenimiento ligado al equipo y los catálogos de repuestos y consumibles, servicios externos, mano de obra y herramientas.

Para agregar un recurso a una actividad:

1. Seleccione la actividad de mantenimiento.

2.Busque el recurso necesario de los catálogos. Note que puede navegar entre los diferentes catálogos de recursos a través de las pestañas de: repuestos, servicios externos, mano de obra y herramientas.

3. Para agregar el recurso seleccione la flecha verde que se encuentra a un lado de este.

Nota: Puede agregar varios recursos de diferentes catálogos a una misma actividad y asignar los recursos a varias actividades de mantenimiento.

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ASOCIAR/DESASOCIAR (Haga clic para agrandar)

Opción 2. Asignar recursos a equipo

Cuando se asignan recursos a un equipo, se muestran los recursos previamente asignados y los catálogos de repuestos y herramientas. Busque los recursos que desea asociar, o bien, agregue un nuevo repuesto en ese momento con las herramientas de agregar. Seleccione el repuesto o herramienta y presione la flecha verde para agregar el repuesto al listado.

VALES DE ALMACEN

Vales de almacén

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Vales de almacén

¿Qué son los vales de almacén?

Los vales de almacén son documentos generados en el MP con la finalidad de ser intercambiados por los repuestos y consumibles que se utilizaran en las actividades de mantenimiento.

Los vales de almacén se encuentran ligados con el programa de Inventario de Repuestos, de tal forma que los vales generados en el MP se transfieren al programa del Inventario para ser consultados y surtidos por el personal de mantenimiento. De igual forma la información de los repuestos en el almacén se comparte con el MP para poder consultar las existencias y generar los vales de almacén.

Debido a que los vales de almacén generados en el MP se transfieren al programa de inventario de repuestos, el almacenista podrá cargar en automático los materiales contenidos en el vale y generar el movimiento de salida correspondiente sin necesidad de volver a capturar la información al momento de surtir el vale. Una vez que se surten los repuestos y se utilizan en las actividades de mantenimiento continua el proceso para registrar su consumo. (Consultar consumos de vales)

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Ciclo de los vales de almacén(Haga clic para agrandar)

Consulta de vales de almacén

El personal de mantenimiento puede consultar la información de los vales en el módulo de Vales de Almacén. En el módulo se muestran los vales generados con su número de folio, los repuestos que contienen y el estado en el que se encuentra el vale; solicitado, surtido o consumido.

También el personal de mantenimiento puede consultar si hay en existencia los repuestos que se contienen en el vale mediante el submenú y la herramienta de "consultar existencias".

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Módulo de vales de almacén (Haga clic para agrandar)

Generación de vales de almacén

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Generación de vales de almacén

Desde el MP es posible generar los vales de almacén con los repuestos y consumibles que se utilizarán para la ejecución de las órdenes de trabajo. Los vales de almacén se pueden generar en forma manual o en forma automática

Generación de vales de forma automatica

Cuando se tienen asociados los recursos a las actividades de mantenimiento rutinario es posible generar los vales en forma automática. De aquí una de las ventajas de tener recursos asociados a las actividades rutinarias.

La generación automática se hace al momento de generar la orden de trabajo seleccionando la opción de "generar vales de forma automática." . De esta forma junto con la orden de trabajo se incluirá la documentación necesaria para realizar el surtido de los repuestos por el almacén.

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Opción de vales automáticos al generar la OT (Haga clic para agrandar)

Nota: Posterior a la creación del vale se debe ingresar al módulo de vales de almacén para solicitar el vale al almacén.

Generación de vales desde el MP

En cualquier momento se pueden generar vales de almacén por el personal de mantenimiento desde el MP. Esto permite solicitar repuestos al almacén para actividades de mantenimiento sin recursos asignados, mantenimientos no rutinarios o solicitar repuestos para cualquier orden de trabajo.

Los vales de almacén están relacionados con las actividades de mantenimiento por lo que siempre se encontraran ligados a una orden de trabajo.

Para generar un nuevo vale de almacén ingrese al módulo de vales de almacén y seleccione la herramienta de agregar que se encuentra en la barra de herramientas. Se abrirá una ventana en donde deberá capturar la información de la de la orden de trabajo con la cual se asociara el vale (número de OT, equipo y actividad).

Posteriormente agregue de la lista de recursos los repuestos necesarios para realizar las actividades de mantenimiento (seleccione la flecha verde para agregar los repuestos a la lista de recursos solicitados). Al finalizar, el MP mostrará un resumen de los repuestos incluidos en el vale de almacén en donde además podrá consultar la existencia actual de los repuestos en el almacén.

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Agregar un vale(Haga clic para agrandar)

Nota: Posterior a la creación del vale se debe ingresar al módulo de vales de almacén para solicitar el vale al almacén.

Solicitar vales al almacén

Los vales de almacén deben ser solicitados al almacén después de haberse creado. El solicitar un vale al almacén, confirma la información del vale y la transfiere al programa de inventario para que comience el proceso de surtido por el almacenaste.

En el módulo de vales de almacén dentro de la columna de estado se muestran los vales que se encuentran pendientes a solicitar. Para solicitar al almacén, seleccione el vale y seleccione la herramienta de "solicitar al almacén" que se encuentra en la barra de herramientas.

Estados de los vales de almacén

ESTADOS DEL VALE DE ALMACÉN
VALE POR SOLICITAR
El vale se ha generado pero no se ha confirmado y por lo tanto no se ha transferido al programa de inventario de repuestos. En este momento el vale puede ser editado y eliminado.
VALE POR SURTIR
Este vale ya se transfirió al inventario de repuestos pero no se han entregado los repuestos que se contienen al personal de mantenimiento.
VALE SURTIDO
El contenido del vale se ha entregado parcial o totalmente. A partir de este momento se puede realizar el consumo de los vales dentro de los diferentes modulos.
VALE CONSUMIDO
Se han registrado como consumidos los repuestos contenidos en el vale de forma total o parcial en los diferentes equipos y/o actividades de mantenimiento.
VALE CERRADO
Cuando se ha terminado de trabajar con un vale de mantenimiento se registra como cerrado. En cualquier momento se puede abrir nuevamente el vale y continuar a realizar consumos dentro de este.

REGISTRO DE CONSUMOS

Consumo de repuestos

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Consumo de repuestos

¿Qué es un consumo?

El consumo de recursos es la documentación sobre los recursos que se han utilizado para realizar los trabajos de mantenimiento incluyendo repuestos, mano de obra y servicios externos. Entonces, para cada actividad de mantenimiento realizada, el usuario podrá indicar qué recursos, servicios externos y tiempo del personal de mantenimientos se necesitaron para su ejecución.

Nota: Para el registro de consumo de repuestos y consumibles es necesario realizar primero la liga del MP con el programa de inventario de repuestos que se incluye en la versión profesional y empresarial.

Agregar un consumo de repuestos

El consumo de repuestos es la documentación sobre los repuestos que se han utilizado para realizar los trabajos de mantenimiento. En el MP se pueden registrar los consumos de cualquier repuesto del catálogo del inventario de repuestos o de los repuestos contenidos en los vales de almacén, o bien, se puede registrar un repuesto que no se encuentre catalogado.

Los consumos de repuestos se deben relacionar con las actividades de mantenimiento. Es por esto que se registran los repuestos utilizados en los equipos o actividades de mantenimiento dentro de las órdenes de trabajo generadas.

Una vez realizado el registro de los consumos se puede consultar la información de forma consolidada en el módulo de consumo de repuestos y servicios.

La funcionalidad del MP le permite realizar el registro de consumo de repuestos desde dos módulos:

Agregar consumos desde el módulo de consumos de repuestos y servicios:
Al ingresar al módulo seleccione la herramienta de agregar que se encuentra en la barra de herramientas.
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Agregar un consumo (Haga clic para agrandar)

Agregar consumos desde el módulo de consumos de de órdenes de trabajo
Al momento de actualizar una orden de trabajo, seleccione la pestaña de consumos y seleccione la herramienta de agregar de la barra de herramientas.
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Agregar un consumo (Haga clic para agrandar)

En los dos casos se ingresa a la ventana de registrar consumos.

Registrar consumos

En la ventana de registrar consumos se muestra una malla en donde se ingresa la información necesaria para registrar los repuestos y consumibles que se utilizaron en las actividades de mantenimiento.

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Agregar un consumo(Haga clic para agrandar)

Debe seleccionar la información de las actividades de mantenimiento en donde se utilizaron los materiales; folio de la orden de trabajo y actividades o equipos.

Una vez seleccionada la información de la orden de trabajo, utilice la malla para buscar el repuesto por medio de su descripción o código e indique la cantidad consumida. Al presionar el signo de más se agrega el repuesto a la lista y podrá continuar agregando más repuestos.

También se pueden agregar repuestos que no se encuentren en el catálogo del inventario. Ingrese la descripción del producto en la columna de repuestos y el MP automáticamente detectará que es un repuesto no catalogado. Se abrirá una nueva ventana para ingresar la información del repuesto no catalogado tipo de consumo, descripción, proveedor, unidad y costo.

Consumo de vales de almacén

El consumo de los vales de almacén se realiza de forma ágil en el MP ya que al momento de registrar el consumo los repuestos se registran de forma automática sin tener que volver a capturar los repuestos.

Una vez que se han generado y surtido los vales de almacén se debe registrar los repuestos que se utilizaron en la realización de las actividades de mantenimiento. Los vales de almacén se pueden consumir en su totalidad o parte de los repuestos que contienen.

Dentro del módulo de vales de almacén podrá consultar a detalle el contenido de los vales, los repuestos surtidos y consumidos.

El registro del consumo de los vales de almacén se puede realizar desde diferentes lugares:

Desde el módulo de consumos de repuestos y servicios:

Seleccione Consumir vale de la barra de herramientas

Desde el módulo de vales de almacén:

Seleccione un vale surtido y presione la herramienta de Consumir vale de la barra de herramientas

Desde el módulo de Órdenes de trabajo

Al actualizar la orden de trabajo seleccione la pestaña de consumos >> consumir vale

En cualquiera de los casos anteriores, en el programa se abrirá una nueva ventana en donde se muestran los vales de almacén que se han generado y surtido en el MP.

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Realizar el consumo de un vale(Haga clic para agrandar)

Deberá seleccionar el vale que contiene los repuestos que utilizó para realizar las actividades de mantenimiento y presionar la herramienta de consumir que se encuentra en la barra de herramientas. Se mostrarán los repuestos que se incluyen en el vale de almacén y podrá marcar todo el vale como consumido o podrá seleccionar los repuestos utilizados.

En el caso que no se consumieran el total de la cantidad de un repuestos solicitado se debe modificar la cantidad del repuesto en la malla inferior. Por ejemplo: suponga que solicitó en el vale de almacén cuatro bujías para el servicio de un motor pero solo utilizó una, en la malla inferior deberá buscar el repuesto por su descripción o código e indicar la cantidad que se utilizó.

Una vez terminado presione aceptar y los repuestos consumidos se registran en el MP.

Bitácora de mano de obra

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Bitácora de mano de obra

La bitácora de mano de obra es el módulo en donde se consulta la información de los consumos por concepto de mano de obra y es en este módulo donde se registra la cantidad de tiempo trabajada por los empleados internos en la realización de las actividades de mantenimiento.

La bitácora de mano de obra relaciona las órdenes de trabajo generadas en el MP con el personal registrado en el catálogo de mano de obra.; es decir, el usuario indica dentro de una orden de trabajo, las actividades de mantenimiento que realizó un trabajador y cuánto tiempo empleó para realizarlas.

Para hacer un nuevo registro en la bitácora de mano de obra ingrese al módulo de bitácora de mano de obra y seleccione agregar de la barra de herramientas.

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Agregar registro de mano de obra(Haga clic para agrandar)

En la nueva ventana seleccione al trabajador al que va a realizar el registro. El usuario puede seleccionar a los trabajadores incluidos en el catálogo de mano de obra.

Posteriormente busque mediante el folio, la orden de trabajo que contiene las actividades de mantenimiento que desea registrar y seleccione las activadas que se realizaron. Por último, indique el tiempo invertido en las actividades indicadas.

Para cada actividad de mantenimiento y/o equipo que se incluyen en una orden de trabajo se genera un código de referencia por el MP. La referencia se imprime en todas las órdenes de trabajo y se utiliza para registrar los consumos, sin embargo, por comodidad para el usuario siempre se muestra la actividad y equipo junto con la referencia.

Puede generar automáticamente el registro en la bitácora de mano de obra del responsable asignado a las órdenes de trabajo marcando esta opinión en las herramientas de configuración. El tiempo registrado será el tiempo de realización de los trabajos registrados en el plan de mantenimiento.

INVENTARIO DE REPUESTOS

Introducción al inventario de repuestos

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Introducción al inventario de repuestos

El MP Profesional y Empresarial incluyen el programa de Inventario de Repuestos que permite controlar las existencias de repuestos y consumibles, administrar almacenes, generar movimientos de entradas y salidas, realizar inventarios físicos, surtir vales, calcular el abastecimiento, generar requisiciones, etc.

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Implementación del inventario de repuestos

Para comenzar a implementar el inventario de repuestos es necesario crear un catálogo de repuestos en donde se contienen todos los repuestos y consumibles que se manejan en su empresa.

Posteriormente, en el caso de que tenga más de un almacén en su empresa, podrá tener varios almacenes documentados en el MP para poder organizar los recursos que se contienen en cada uno de los almacenes.

Una vez creados los recursos y almacenes deberá indicar las existencias iniciales y costo de de los repuestos en el almacén. Esto permitirá comenzar con las existencias actuales y consultar el valor de cada almacén.

Con el paso del tiempo se van generando movimientos de entrada y de salida. Los movimientos de salida son todos los repuestos que salen del almacén para realizar el mantenimiento de la empresa, los repuestos que se surtieron en los vales de almacén o traspasos a otros almacenes. Los movimientos de entrada son todos los repuestos que ingresan al almacén, por compra, devoluciones, traspasos de otro almacén, etc.

Después de registrar un movimiento en el inventario de repuestos, se genera un kardex e historial del movimiento realizado y se actualiza la información de los almacenes. De esta forma, el usuario puede consultar en tiempo real las existencias actuales y valor de cada almacén.

Por otra parte, el programa de inventario de repuestos le ayuda a mantener sus almacenes con los repuestos y consumibles necesarios para realizar las actividades de mantenimiento, debido a que nos alerta cuando los repuestos deben ser abastecidos. El calculo del abastecimiento se realiza mediante los niveles de inventario mínimos, máximos, y óptimos, es decir, la cantidad de cada repuestos que desea tener el almacén, junto con la cantidad del recurso empleada habitualmente, calculado mediante la rotación (cantidad del producto que se usa al día) o mediante el flujo de recursos (cantidad de productos que se utilizará considerando los repuestos asociados a las actividades del plan del mantenimiento.)

El Mp calcula el tiempo de cobertura de cada repuesto, es decir, le informa sobre las fechas y la condición en la que se encontraran los recursos en dichas fechas y generará alertas pertinentes para que se realice el abastecimiento considerando el tiempo de procuramiento del recurso.

Todo esto con la finalidad de tener control absoluto sobre los repuestos que se contienen en el almacén, tener toda la documentación de los recursos y mantener dentro de su almacén los repuestos que se emplearan en la realización de las actividades de mantenimiento.

Es importante señalar que el programa de inventario de repuestos se conecta con el MP, permitiendo que el personal de mantenimiento pueda consultar las existencias actuales, generar vales de almacén y registrar consumos de repuestos desde el MP.

Bases de datos del inventario

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Bases de datos del inventario

Base de datos de ejemplos

Al instalar el programa, se incluye una base de datos de ejemplos que puede utilizar para practicar durante la capacitación.

Iniciar utilizando mis bases de datos

Una vez que haya creado, conectado o migrado sus bases de datos, podrá trabajar con ellas. Marque la casilla "iniciar siempre usando esta opción" para que el programa inicie automáticamente en la ventana de Selección de base de datos.

Crear una de bases de datos de inventario nueva

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SELECCIÓN Y/O CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS (Haga clic para agrandar)

Creación de una base de datos nueva - Opción simplificada 

Creación de una base de datos nueva - Opción avanzada 

El MP permite crear varias bases de datos para controlar de forma independiente el mantenimiento de diferentes plantas industriales, edificios, áreas, etc.

Las bases de datos pueden ser del tipo:

Opción Simplificada
Al elegir esta opción se creará automáticamente una base de datos tipo Firebird en su equipo. Sólo tendrá que asignar un nombre a la base de datos y una breve descripción para comenzar a trabajar con ella.

Firebird es el motor de bases de datos predeterminado del MP versión 10 el cual viene incluido en su licencia.

Recomendamos utilizar esta opción para una fácil y rápida implementación del programa si no está familiarizado con los tipos de bases de datos.

Opción Avanzada
Esta opción para usuarios avanzados permite seleccionar el tipo de base de datos de trabajo ya sea Firebird, SQL Server u Oracle; proporcionando los datos de conexión al servidor.

Cada tipo de bases de datos ofrece diferentes características en cuanto a la seguridad de la información, opciones de conectividad, administración de las bases de datos, etc. Para más información respecto a la conveniencia de utilizar los diferentes tipos de bases de datos, recomendamos consultar con su personal de sistemas.

Firebird es el motor de bases de datos predeterminado del MP versión 10 el cual viene incluido en su licencia. Para utilizar bases de datos SQL Server y Oracle deberá contar en su empresa con un motor de bases de datos SQL Server u Oracle y el apoyo de personal de sistemas que deberá configurar los permisos correspondientes para poder crearlas. El motor de bases de datos SQL Server u Oracle no está incluido con el MP.

Se puede acceder a cualquiera de estos tipos de bases de datos (Firebird, SQL Server y Oracle) desde cualquier terminal dentro de una red; ya sea empresarial, grupos de trabajo o VPNs.

* El MP no incluye licencia para estos motores de bases de datos. La Empresa deberá contar con licencia propia y apoyo de personal de sistemas durante la configuración de los permisos correspondientes para crear las bases de datos.

Conectarse a una base de datos de MP versión 10
Si cuenta con una base de datos de MP versión 10 en este equipo, en un equipo distinto o en algún servidor; utilice esta opción para generar el acceso a dicha base de datos. Esta opción es útil cuando elimina el acceso de una base de datos y quiere volver a acceder a ella.

Migrar bases de datos del inventario del MP versión 9

El MP versión 10 permite migrar las bases de datos de MP versión 9.

Opción Simplificada
Al seleccionar esta opción, el programa buscará en este equipo todas las bases de datos de MP versión 9 (Access) disponibles en la ventana de "Acceso a bases de datos" de dicha versión. Luego se presentará un listado donde podrá elegir la(s) base(s) de datos a migrar.

Una vez marcada(s) la(s) casilla(s) de la(s) base(s) de datos que desea migrar, haga clic en Siguiente y luego en Finalizar para iniciar el proceso de migración. La duración de este proceso dependerá de la cantidad de información contenida en su(s) base(s) de datos.

Opción Avanzada
Esta opción permite migrar bases de datos de MP versión 9 (Access, SQL Server u Oracle) al mismo u otro motor de bases de datos proporcionando los datos de conexión del servidor donde quedará(n) alojada(s) la(s) base(s) de datos.

Al seleccionar esta opción, el programa buscará en este equipo todas las bases de datos de MP versión 9 (Access, SQL Server u Oracle) disponibles en la ventana de "Acceso a bases de datos" de dicha versión. Luego se presentará un listado donde podrá elegir la(s) base(s) de datos a migrar.

Marque la(s) casilla(s) de la(s) base(s) de datos que desea migrar y haga clic en Siguiente. Ahora tiene la opción de elegir entre Firebird, SQL Server u Oracle como motor al que se migrará(n) la(s) base(s) de datos.

Proporcione los datos de conexión al servidor (Nombre del servidor o SID, Usuario y Contraseña) donde se alojarán las bases migradas. Si seleccionó más de una base de datos para migrar, deberá proporcionar los datos de conexión para cada una de ellas de forma individual.

Firebird es el motor de bases de datos predeterminado del MP versión 10 el cual viene incluido con su licencia. Para utilizar bases de datos SQL Server y Oracle deberá contar en su empresa con un motor de bases de datos SQL Server u Oracle y el apoyo de personal de sistemas que deberá configurar los permisos correspondientes para poder crearlas. El motor de bases de datos SQL Server u Oracle no está incluido con el MP.

Catálogo de repuestos

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Catálogo de repuestos

Creación de catálogo de repuestos

El primer paso para la implementación del inventario de repuestos es crear un catálogo que contenga todos los repuestos que se contienen en sus almacenes.

Dentro del módulo de Repuestos y consumibles podrá consultar toda la información referente al los repuestos: características del repuesto, existencias actuales, asignación a equipos, marcas equivalentes, movimientos realizados etc. y es en este módulo, en donde se realiza la captura de repuestos para generar el catálogo de repuestos.

Para dar de alta un nuevo repuesto seleccione agregar de la barra de herramientas. Se abrirá una pantalla con los campos de captura del repuesto: descripción, No. De Parte, unidad de medida, clasificaciones, especificaciones, imágenes y archivos adjuntos.

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Agregar un repuesto(Haga clic para agrandar)

Etiquetas con código de barras

Al momento de registrar un repuesto en el catálogo, el usuario le asigna un número de parte o código del repuesto, el programa de inventario repuestos genera un código de barras en base a éste y le permite generar e imprimir etiquetas. El uso de etiquetas con código de barras sirve para facilitar el proceso de búsqueda de recursos y agilizar la generación de vales, movimientos, y consumos . (Para más informaron consulte la ayuda sobre movimientos y vales de almacén)

También opcionalmente puede generar para cada repuesto una lista de marcas equivalentes y registrar las existencias iniciales al finalizar de crear el repuesto si dispone de la información en ese momento.

Marcas equivalentes

Un concepto importante que diferencía un almacén de repuestos y un almacén de un comercio por ejemplo, es que en este último cada producto debe manejarse como productos diferentes. Sin embargo, en un almacén de repuestos, productos equivalentes pueden manejarse como si se tratara del mismo producto.

Como ejemplo podemos mencionar que al agotarse las existencias de un producto de una marca determinada, ésto no necesariamente implica que debamos reabastecer el inventario si tenemos existencias de otro producto de otra marca que es equivalente.

En el inventario de repuestos se puede generar un listado de marcas equivalente para cada repuesto con la finalidad de poder documentar las diferentes marcas de cada repuesto, evitando tener en el catálogo, los repuestos repetidos por cada una de las marcas que lo producen.

Por ejemplo; suponga que en su almacén requiere tener llantas R16 R205 como repuesto para los vehículos de su empresa. Existen diferentes empresas que producen ese tipo de llantas: Firestone, Bridgestone, Michelin, etc. Dentro de su catálogo de recursos usted tendrá la llanta R16 R205 y además tendrá la lista de marcas equivalentes. Así cuando requiera realizar el cambio de la llanta, usted buscará fácilmente el recurso en su almacén y podrá utilizar cualquiera de las marcas que lo producen, o bien, seleccionar una marca específica si así lo requiere.

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Agregar un repuesto(Haga clic para agrandar)

Para consultar las marcas equivalentes seleccione la herramienta de filtrar por marcas equivalentes que se encuentra en la barra de herramientas del módulo de repuestos.

Almacenes: multi almacenes, y registro de existencias y costos iniciales

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Administración de almacenes y registro de valores iniciales

Administración de almacenes (multi almacenes)

En el módulo de Almacenes el usuario puede consultar las existencias actuales de los repuestos por almacén, consultar el valor del almacén, editar la información de los almacenes, registrar las existencias iniciales, localizaciones, niveles de almacén y crear almacenes en el caso de multi almacenes.

La opción de manejar varios almacenes (Multi almacenes) es muy útil para aquellas empresas que tienen productos ubicados en más de un almacén. El usuario puede consultar las existencias de un producto en cada uno de los almacenes, valorizar el inventario por almacén y valorizar sus almacenes en forma consolidada.

De forma predeterminada el MP genera un almacén general que contiene todos los repuestos, si en su empresa solo se tiene un almacén, se recomienda solo mantener este almacén en el catálogo de almacenes.

Creación de almacenes (multi almacenes)

Para crear un nuevo almacén seleccione Agregar de la barra de herramientas y capture las características del nuevo almacén. Al crear el nuevo almacén puede seleccionar en ese momento los recursos que contiene y registrar las existencias iniciales si dispone de la información en ese momento, o bien, podrá realizarlo posteriormente.

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Agregar nuevo almacén (Haga clic para agrandar)

Una vez creado el almacén en el módulo de Almacenes se mostraran los diferentes almacenes en la parte superior y podrá consultar la información de los repuestos que contienen.

Registro de existencias iniciales, costos iniciales y localizaciones.

El registro de existencias y costos iniciales es el proceso con el cual el usuario indica la situación inicial de su inventario para poder comenzar a trabajar y generar movimientos de entrada y de salida, calcular el abastecimiento, cobertura, requisiciones y poder realizar consultas con los valores actualizados.

La versatilidad del MP le permite registrar sus existencias iniciales al momento de crear repuestos y almacenes, o bien, posteriormente permite editar de forma individual o masiva las existencias iniciales, costo inicial y localización de los repuestos en los diferentes almacenes.

También para facilidad y agilidad en la implementación del MP, el usuario puede comenzar a trabajar con los repuestos a los cuales les ha capturado sus valores iniciales, evitando así, tener que capturar los valores iniciales de todos los repuestos para comenzar a utilizar el programa de inventario. Es importante señalar que una vez que se ha realizado un movimiento con un repuesto, no se podrá realizar modificaciones de los registros iniciales (existencia inicial y costo inicial) de ese repuesto en el almacén del cual se realizó el movimiento.

El registro de existencia iniciales lo puede realizar desde dos módulos del MP; repuestos y Almacenes. Desde el módulo de repuestos puede registrar las existencias iniciales de los repuestos en los diferentes almacenes; en cambio, en el módulo de almacenes, se registra la existencia inicial de los repuestos que se contienen en ese almacén.

Para capturar los valores iniciales de los repuestos ingrese al módulo de Repuestos y consumibles y seleccione en el submenú repuestos y existencias iniciales o ingrese al módulo de Almacenes , seleccione el/los repuestos que desea editar y seleccione la acción de repuestos y existencias iniciales que se encuentra en el submenú.

Se mostrará una pantalla con una malla modificable para registrar la información. Esta malla permite seleccionar los repuestos que se tienen en el almacén marcando la casilla de selección, modificar la existencia inicial y modificar el costo inicial de los repuestos seleccionados. Es importante señalar que no es posible modificar los valores iniciales de los repuestos a los cuales se les ha generado un movimiento y por lo tanto se encontrara marcado el símbolo de movimientos.

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Registro de existencia y costo incial (Haga clic para agrandar)

Nota: El repuesto solo se bloquea en el almacén desde donde se genero el movimiento de salida o entrada.

También puede modificar las localizaciones de los repuestos seleccionado los repuestos y seleccionando la acción de localizaciones dentro del submenú. Se abrirá de igual forma una malla modificable con el campo de localización para capturar la localización de los repuestos en los almacenes. La localización de los repuestos puede ser modificada en cualquier momento.

Consulta del valor total del almacén

El programa de inventario de recursos calcula el valor de su almacén considerando las existencias actuales y los registros de costos que se han ingresado al programa (costo inicial y el costo registrado en los movimientos).

Dentro de las opciones de configuración del programa inventario de repuestos, el usuario puede elegir el tipo de costeo que desea utilizar para el calculo del valor de almacén.

El programa permite valuar el Inventario por cualquiera de los siguientes métodos:

1. P.E.P.S

2. U.E.P.S.

3. PROMEDIO PONDERADO

De forma predeterminada se realiza la valoración por método de promedio.

Opciones de configuración > movimientos > tipo de costeo

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Configuración de método de costeo (Haga clic para agrandar)

La consulta del valor del almacén de forma independiente se encuentra disponible en el módulo de almacenes dentro la columna de monto.

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Consulta valor total almacén (Haga clic para agrandar)

La consulta del valor de todos los almacenes de forma consolidada esta disponible desde los historiales del módulo Movimientos de entrada y salida

Comparativo de almacenes

Cuando se utilizan Multi almacenes resulta de gran utilidad poder comparar la información de los diferentes almacenes. El comparativo de almacenes es una herramienta que permite observar en una malla de forma consolida, toda la información relevante de los almacenes, incluyendo: las existencias de los repuestos, montos, movimientos, localizaciones etc.

La herramienta de comparativo de almacenes se encuentra en el submenú del módulo de almacenes.

Movimientos de entrada y salida

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Movimientos de entrada y salida

Movimientos de entrada y de salida

Para que se mantengan actualizadas las existencias y costos del inventario de repuestos, se debe realizar el registro de movimientos de entrada y salida de los repuestos del almacén. La entrada y salida de productos del almacén se hace mediante documentos foliados.

Por movimientos de entrada o salida al almacén deben entenderse aquellos movimientos que modifican el activo o valor del almacén.

Nota: Cada vez que se registra un movimiento de entrada o de salida, el programa genera un documento con un número de folio consecutivo.

Los documentos de salida son aquellos en los que quedan registrados los retiros o salidas de productos del almacén. Un mismo documento de salida o entrada puede amparar el movimiento de uno o varios repuestos cuando estos se entregan en un mismo movimiento

Documentos de entrada y de salida
Movimientos de entrada Movimientos de salida
1. Entrada

2. Traspaso de otro almacén

3. Devolución de un vale

4. Ajuste por corrección de documento

1. Salida

2. Traspaso a otro almacén

3. Devolución de un documento de entrada

4. Ajuste por corrección de documento

El movimiento de inventario inicial se registra de forma automática por el MP como movimiento de entrada.

También se realizan los documentos de los movimientos de ajuste por diferencias cuando se esta realizando el inventario físico

Movimientos de inventario inicial

Como se mencionó previamente, el registro de existencias iniciales de los repuestos puede ser modificada por el usuario siempre y cuando no se haya generado un movimiento de entrada y de salida con el repuesto del almacén.

Al momento de generar un movimiento de entrada o salida con el repuesto, automáticamente se genera el movimiento de inventario inicial junto con este, En este movimiento se establecen las cantidades y costo inicial de cada uno de los productos con los cuales dará inicio el inventario y a partir de este momento para realizar modificaciones se deberán hacer por medio de movimientos de entrada y de salida.

Los historiales de documentos de inventario inicial pueden ser consultados en los historiales de movimientos.

Generar movimientos de entrada y de salida

El módulo de movimientos de entrada y de salida permite consultar los movimientos realizados, generar el inventario físico y generar los documentos de nuevos movimientos.

Ingrese al módulo de movimientos de entrada y de salida del menú principal del inventario de repuestos. A continuación se mostraran los movimientos realizados previamente. Para agregar un nuevo movimiento seleccione la herramienta de agregar ubicada en la barra de herramientas superior.

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generar un movimiento (Haga clic para agrandar)

En la nueva ventana debe registrar información del movimiento: almacén, tipo de movimiento, origen, divisa, tipo de cambio y centro de costo.

Una vez capturada la información general del movimiento podrá seleccionar los repuestos que se incluyen en el movimiento. En el caso de repuestos previamente registrados en el catálogo de repuestos, busque el repuesto dentro de la columna de descripción o código y agregue la cantidad y el costo del producto. Para cada repuesto debe presionar el botón de agregar para que este se registre en el documento. Si requiere agregar más repuestos repita el procedimiento anterior.

Tambien puede agregar un repuesto que no se encuentre previamente registrado en el catálogo, registrar las marcas equivalentes e imprimir las etiquetas con código de barras con las herramientas de la barra superior.

Puede utilizar las etiquetas de código de barras junto con un lector de código de barras para ingresar los repuestos más rápidamente.

Nota: Una vez que se han registrado los movimientos podrá consultar toda la información referentes a estos mediante los historiales de movimientos.

Movimientos con código de barras

El funcionamiento del Inventario de Repuestos se optimiza al utilizar un lector de código de barras que le ayudará a agilizar las operaciones de entradas y salidas de productos al almacén.

Un lector de código de barras es equivalente a un teclado. Todo código de barras finalmente interpreta una cadena de números y caracteres, así que cuando leemos un código de barras, lo que estamos haciendo es introducir una cadena de números y letras.

En el programa, el lector de código de barras se utiliza para introducir el número de parte de un producto sin necesidad de teclearlo manualmente. El lector de código de barras lo puede utilizar para buscar un producto en el catalogo, agregar repuestos cuando se realizan movimientos de entrada y de salida y agregar productos para registrar consumos.

Inventario Físico

La herramienta de inventario físico permite realizar de forma ágil el conteo de recursos y consumibles en el almacén y realizar los movimientos de ajuste en caso de ser necesarios.

La funcionalidad del inventario físico permite realizar de forma parcial o total el recuento de los repuestos en almacén, con la finalidad de poder continuar con los trabajos de mantenimiento aún cuando se este realizando el inventario físico. También la herramienta le permite realizar el inventario físico capturando la información directamente en linea, o puede generar un documento impreso para registrar la información de forma manual y después ingresar los registros al sistema.

El proceso para realizar un inventario físico desde el MP, inicia creando un documento donde se contienen los repuestos que se van a inventariar. Posteriormente se realiza el registro del conteo, ya sea en linea o impreso, y después se procede a validar los registros sin diferencia o a crear los movimientos de ajuste necesarios.

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Proceso del inventario físico(Haga clic para agrandar)

Generar nuevo inventario físico

Para iniciar el proceso de un nuevo inventario físico, ingrese a la herramienta de inventario físico que se encuentra en el submenú del módulo de movimientos de entrada y salida del programa de inventario de repuestos.

El programa le solicitara que indique el almacén y los repuestos que desea inventariar marcando la casilla de selección. El paso siguiente es capturar la información en la malla generada por el programa en donde se muestra el producto, no. parte, localización, existencia actual, costo, fecha de último inventario y la columna modificable de inventario físico en donde se registra la nueva información. En este momento se puede generar el documento impreso con la herramienta de imprimir que se encuentra en la barra superior.

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Proceso del inventario físico(Haga clic para agrandar)

Al ingresar los datos en la columna de inventario físico podrá observar rápidamente la diferencia entre la existencia actual y el recuento. Puede realizar la captura parcial de los repuestos y posteriormente continuar trabajando en el inventario físico al Cargar un inventario previamente inicializado; Para guardar la información seleccione siguiente y posteriormente finalizar y guardar.

Los repuestos que se encuentren dentro de un documento de inventario físico son bloqueados por el sistema, aún así, el usuario puede dar de baja un repuesto y desbloquearlo en cualquier momento.

Validar los registros y crear movimientos de ajuste

Antes de finalizar y guardar el registro del inventario fisco, se muestra un resumen con la información capturada. Los repuestos y consumibles son agrupados dentro de 4 categorías: registro sin diferencias, registro con diferencias en sus existencias, registros no inventariados y registros dado de baja. Para cada una de las categorias se debe realizar una acción para indicar al sistema que se ha terminado de realizar su inventario físico mediante una de las herramientas que se encuentran en la barra.

VALIDAR REGISTROS Y GENERAR MOVIMIENTOS DE REPUESTOS EN INVENTARIO FÍSICO
Descripción Acción a realizar
2.REGISTROS SIN DIFERENCIAS
La cantidad ingresada dentro del nuevo inventario físico es igual a la cantidad previa documentada en el programa. Validar inventario fisico de los registros sin diferencias.

Al seleccionar esta herramienta se esta verificando que la información registrada de los repuestos sin diferencias es correcta y automáticamente se guardará la información con la fecha del inventario físico realizado.

2.REGISTROS CON DIFERENCIAS EN SUS EXISTENCIAS
La cantidad ingresada en el inventario es mayor o menor a la cantidad actual del inventario.

Generar movimientos de ajuste de registro con diferencias en sus existencias

Se genera un movimiento de ajuste para igualar las nuevas cantidades registradas con las cantidades previas del inventario. El movimeinto de ajuste utiliza el método de costeo predeterminado para calcular el monto del movimiento.
3.REGISTROS NO INVENTARIADOS
Son repuestos o consumibles que no tienen un nuevo registro pero se incluyeron en el documento de inventario físico.

Eliminar registros no inventariados

Elimina los repuestos a los que no se les realizó un registro.
4.REGISTROS DADOS DE BAJA
Un repuesto se da de baja del sistema cuando se genera un movimiento de entrada o salida con este repuesto. Aún cuando los repuestos se bloquean por el sistema cuando se encuentran en un documento de inventario físico, la realización de los trabajos de mantenimiento no puede parar, por esto, cuando se genera un movimiento con productos que se están inventariando, el programa le muestra una alerta y le informa que el repuesto se encuentra en inventario físico, si usted decide continuar con el movimiento, el sistema dará de baja el repuesto del inventario fís

Eliminar registros dados de baja

Elimina los repuestos que se dieron de baja. Crear un inventario físico con los registros dados de baja

Crea un nuevo documento de inventario físico con los repuestos que se dieron de baja del inventario.

Cargar inventario físico previamente iniciado

El inventario físico lo puede realizar por partes, es decir, puede capturar la información de un grupo de repuestos, guardar la información y continuar trabajando en el inventario físico en otro momento. También cuando se realiza el inventario físico llenando manualmente el documento impreso, debe ingresar al inventario previamente inicializado correspondiente para ingresar la información al sistema.

Dentro de la herramienta de inventario físico, seleccione la pestaña de cargar inventario físico previamente inicializado que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Esta pestaña muestra todos los documentos de inventario físico que se encuentran abiertos. Los inventarios físicos se encuentran agrupados por la fecha de inicio. Al expandir el grupo podrá observar los repuestos que se contienen en ese inventario.

Seleccione el inventario que desee y al presionar siguiente se mostrará la malla modificable para continuar capturando el inventario físico.

ALERTAS

Módulo de alertas

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Módulo de alertas

Videos recomendados en esta lección

Alertas 

El MP cuenta con un módulo de alertas con la finalidad de informar sobre los aspectos relevantes del mantenimiento que necesitan ser atendidos.

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Módulo de alertas (Haga clic para agrandar)

El acceso al módulo de alertas se encuentra en el menú principal del MP. En el módulo puede consultar alertas sobre sus equipos, localizaciones, planes de mantenimiento, trabajos de mantenimiento y ordenes de trabajo.

En la pantalla se muestra la cantidad de alertas por categoría, cada tipo de alerta tiene un código de color para indicar las alertas que deben tener mayor prioridad.

En cada categoría se muestra la información completa referente a la alerta, por ejemplo, en equipos con lecturas desactualizadas, puede consultar el equipo, ultima lectura, fecha de ultima lectura, atraso, lectura promedio etc. Además, en cada categoría se pueden realizar acciones para atender las alerta mediante la barra de herramientas.

Por ejemplo, El MP nos alerta sobre los mantenimientos rutinarios atrasados, y nos permite desde el módulo de alertas posponer las actividades, marcarlas como realizadas, o generar las ordenes de trabajo.

Sucede lo mismo con equipos y localizaciones con mediciones fuera o cerca al limite, trabajos no rutinarios, ordenes de trabajo vencidas, etc.

HISTORIALES

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Historiales

Historial de mantenimientos rutinarios

Cada vez que se cierra una orden de trabajo, se guarda en la base de datos del MP el historial de trabajos realizados a cada equipo. En cualquier momento dentro de la acción Historiales, será posible consultar el Historial de trabajos rutinarios por equipos en el que se muestran todas las actividades de mantenimiento rutinario que se les han realizado, la fecha, la orden de trabajo correspondiente y el responsable de cada trabajo.

Historial de trabajos no rutinarios

Los trabajos no rutinarios a equipos o localizaciones pueden ser documentados en el MP a partir de que ya se cuente con el equipo o la localizacion registrados en el programa. El historial de los trabajos no rutinarios muestra todos los trabajos no rutinarios realizados durante un periodo de tiempo establecido por el usuario. Es posible consultar el Historial de trabajos no rutinarios desde la acción Historiales del módulo de equipos.

Historial de localizaciones

La localización forma parte de la información de un equipo y está sujeta a modificación o edición cuando movemos o pasamos un equipo físicamente a una localización diferente. Cuando esto sucede, el MP guarda un historial que nos permite consultar en forma cronológica las diferentes localizaciones en las que ha estado ubicado un equipo.

Seleccione un equipo en el Módulo de Equipos y bajo la acción del submenú Historiales seleccione Historial de Localizaciones.

Historial de lecturas

En la acción Historiales del submenú del módulo de Equipos, se puede acceder al historial de lecturas registradas.

En ese mismo módulo, podemos ver también una gráfica que muestra las variaciones del promedio de uso mensual a lo largo del tiempo.

Antes de entrar a este módulo, recuerde que debe seleccionar equipos cuyo plan de mantenimiento ligado contenga actividades controladas por lecturas. Utilice la herramienta filtro para mostrar los equipos que cumplan con esta condición.

OPCIONES DE CONFIGURACIÓN

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Opciones de configuración

Videos recomendados en esta lección

Opciones de configuración de equipos 

Configuración de equipos

Opciones de configuración de equipos 

La flexibilidad del MP permite cambiar el nombre de los siete primeros campos de captura, habilitar o deshabilitar la captura de algunos de estos campos, indicar campos de captura obligatoria, indicar los campos con los que desea formar la descripción del equipo, así como el orden de la concatena.

Para acceder a la configuración del catálogo de equipos, haga clic en Herramientas > Opciones de configuración > Equipos.

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OPCIONES DE CONFIGURACIÓN (Haga clic para agrandar)

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